Delen, het nieuwe mailen?

 

E-mail is digitale post, het gekke is dat die vaak meerdere richtingen uitgaat en soms door heel de organisatie reist. We staan er niet bij stil, maar is dat niet een vreemde situatie? Wat doen we met een brief via de post? Normaliter bezorgen we die op de plek in de organisatie waar die hoort, bij de juiste collega. Vervolgens wordt die later daar gearchiveerd en kan iedereen het daar vinden.

 

Als een rapport klaar is van een meeting, wordt dit naar alle deelnemers verstuurd. De meesten slaan dit met bijlage op in een e-mailmap. Dat betekent niet alleen op dat moment belasting op het netwerk maar ook tijdverlies ( archiveren is tijdverlies! ) en ook gebruik van serverruimte. Waarom niet gewoon een hyperlink in de e-mail zetten? Deze link verwijst dan naar de plaats op het netwerk of een SharePoint site waar het rapport staat. De ontvanger hoeft er alleen maar op te klikken om het rapport te openen. Hiermee “deel” je het rapport en “mail” je het niet.

 

Hoe pimp je nu je hyperlink?

Meestal is een hyperlink veel te lang, je kan deze beter koppelen aan een woord of zin. Dat oogt professioneler.

 

Methode 1: Selecteer het woord of de zin in je e-mail waaraan je de hyperlink wil koppelen. Ga dan naar het lint en kies voor “Invoegen” -> “koppeling” -> ga nu via de verkenner op zoek naar het document -> druk op "OK" en de hyperlink is gekoppeld.

Methode 2 : Selecteer het woord of de zin in je e-mail waaraan je de hyperlink wil koppelen. Klik met de rechtermuisknop in het menu op “koppeling” en ga dan verder zoals hierboven.

 

Natuurlijk moet je aangesloten zijn op het netwerk waar het document op staat, werk je met Office 365 dan kan je op ieder device op een hyperlink klikken en toegang krijgen tot het document.

 

 

 

 

Tips:

Hoe deel je nu zo een online bestand?

  • Een bestand online delen doe je door er naartoe te gaan en het te delen
    ( = een hyperlink mailen ). Open het bestand in de online omgeving en in het programma waarin het is gemaakt ( Word, Excel,…). Klik dan op ‘Delen’ ( uiterst rechtsboven in de menubalk ). In dat scherm merk je dat er nogal wat te kiezen valt, zoals:

    • De ontvangers aangeven – eventueel ook externen ( zij worden gezien als “gast” ) als het IT-beleid het toestaat
    • Of zij mogen bewerken of enkel mogen lezen

 

Er staat standaard ingesteld dat er een mailbericht naar iedereen uitgaat. Dat is ook logisch, anders weet niemand dat het document is gedeeld.

 

  • Het is ook mogelijk om een koppeling ( hyperlink ) te maken en deze dan te verspreiden via e-mail, sociale media, intranet of andere communicatie apps. Hierbij kan je vaak aangeven of de koppeling al of niet verloopt en wanneer. Dit is interessant voor documenten die je tijdelijk openbaar wilt maken.
  • Een QR-code genereren naar het document is mogelijk en lekker hip.

 

Wat ziet de ontvanger nu eigenlijk?

Iedereen met wie je deelt, ontvangt in zijn mailbox een berichtje met de link naar het document. In een Office 365-omgeving hoef je de mail niet bij te houden want het is voor iedereen vindbaar.

 

Hoe zit het met het versiebeleid?

Als documenten vaak worden aangepast of worden gewijzigd dan kan je wel eens de vraag stellen of het document in je e-mailbijlage wel het meest recente is.  Als je dan je documenten deelt als hyperlink dan heeft iedereen altijd de recentste versie. Maak dan niet de fout dat je iedere versie onder een nieuwe bestandsnaam opslaat.

Wil jij bijgestaan worden in het op poten zetten van een efficiënt secretariaat?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.

anders office  |  0496 281 827  |  Bruiloftstraat 6  |  9050 Gentbrugge  |  KBO° 0788 092 435  |  info@andersoffice.be

,,

,,

Verlicht uw schouders,

  creëer tijd voor de kern

 An Van de Moortel

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse tips!