Planner, een office 365 speeltje ?

 

Er zijn al een heleboel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoft-groep zijn er al een aantal. Nadat Microsoft Wunderlist opkocht is ook ToDo ontstaan. Verder hebben ze nog MS projects, ook OneNote heeft planningsmogelijkheden en bovendien laat Microsoft tegenwoordig ook andere spelers toe en kan je moeiteloos Trello integreren in Outlook 2016.

 

Planner is een standaardonderdeel van een Office 365-licentie ook mobiel werkt deze prima en geeft de overzichten goed weer.

 

1. Wat is het systeem?

Zoals bij alle planningstools moet je even je hoofd er bij houden en even de weg zoeken in de structuur er van. In de Planner kan je een plan ( project ) maken, een team samenstellen met een duidelijke opdracht, taken toewijzen en de status bijwerken. Om je taken te sorteren of ze op te delen in fasen, soorten werk, afdelingen, etc… maak je buckets ( bv alle To Do’s samen in de bucket To Do ) aan. Ieder plan heeft zijn board.

 

Je kan je plannen openbaar of persoonlijk maken. Openbare plannen zijn zichtbaar voor iedereen in je organisatie, persoonlijke plannen zijn enkel zichtbaar voor degene die je hebt toegevoegd aan het plan.

 

 

 

 

 

 

Meer weten?

 

2. Hoe een nieuw plan maken?

Ga naar Planner. Via “+” maak je een nieuw plan.

 

  •     Geef je plan een naam.
  •     Bepaal of je plan openbaar of persoonlijk is.
  •     Geef een korte omschrijving van je plan.
  •     Druk dan op “create plan”.

 

Via “Planner hub” heb je een overzicht van al je plannen.

 

3. Wie doet wat in je plan?

Via de 3 puntjes op de menubalk kan je kiezen voor “members” en kan je zo leden toevoegen en hen taken toewijzen. Personen van buiten je organisatie kan je tot op heden nog niet toevoegen.

 

4. Hoe zit het met de taken?

Eens je plan is aangemaakt kan je starten met je taken aan te maken, deze kan je dan later door drag and drop verschuiven naar je buckets.

 

  •  Via “+” op je board maak je een taak aan.
  •  Je geeft je taak een naam en druk dan op “admit task” en krijg je je taakkaart ( card ) op je board.
  •  Door op de aangemaakte taak ( card ) de klikken, kan je een hoop details aan je taak toevoegen.

  •  Instellen begin- en einddatum.
  •  Of het project al of niet “in progress” is.
  •  Via de 6 flashy tabs aan de linkse kant van je taak kan je er labels aan toevoegen door ze te benoemen en aan te vinken.
  •  Via de checklist kan je eventueel subtaken toevoegen, als je hier “show on card” aanvinkt zal je dit ook kunnen zien op je taakkaart.
  •  Je kan bijlagen toevoegen ( bestand, links, sharepoint ).
  •  Iedereen kan comments toevoegen en ze onmiddellijk verzenden vanuit de Planner via de knop “sent”.

 

Helemaal onderaan kan je het verloop van je taak en comments volgen. Op je board zie je dan al je taakkaarten (al of niet in buckets) en kan je in één oogopslag alle details van je taak zien dmv icoontjes. Is een taak volledig afgewerkt, beweeg dan met je muis over de taak en wordt er een afvinkrondje zichtbaar.

 

 

5. Overzichten.

Via “charts” in de menubalk (links) van je plan heb je visuele diagrammen en rechts er van een mooi overzicht van je taken. Via “filter” op je menubalk rechts kan je filteren welk overzicht je wilt zien.

 

Wil jij meer weten hoe Planner werkt ?  Aarzel dan niet om me te contacteren via  an@andersoffice.be.

anders office  |  0496 281 827  |  Bruiloftstraat 6  |  9050 Gentbrugge  |  KBO° 0788 092 435  |  an@andersoffice.be

,,

,,

Verlicht uw schouders,

  creëer tijd voor de kern

 An Van de Moortel

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse tips!