Tips

Digitale structuur als voorwaarde

voor je verdere groei.

 

 

Als starter barst je administratie uit zijn voegen zonder je het beseft en je bent daarop helemaal niet voorbereid. Je hebt voor jezelf amper een structuur of routine ontwikkeld laat staan een digitale structuur. Daarbovenop is er ook veel informatie in digitale vorm aanwezig, elke stap die je bedrijf zet, moet worden gedocumenteerd, digitaal of op papier.  De mails en andere digitale info stapelen zich op in je “inbox” en vooraleer je goed en wel beseft zie je het bos door de bomen niet meer. Deze chaos ontwarren vraagt kostbare tijd en hinderen je in het ondernemen en in je corebusiness.

 

Een goed werkbaar beheer van je digitale administratie moet ervoor zorgen dat de informatie op een geordende en toegankelijke wijze op je PC aanwezig is. Dit is niet altijd eenvoudig te realiseren, maar door bestanden in een overzichtelijke mappenstructuur te bewaren en duidelijke bestandsnamen toe te kennen, komt men al een heel eind. Wees niet bang om ook deze administratie uit te besteden aan een administratieve freelancer. Win die tijd terug en laat uw administratie over aan uw deskundige freelancer. Zo concentreert u zich met een gerust gemoed op uw kerntaken en laat u uw zijtaken over aan een vaardige freelancer.

 

Hieronder enkele tips om structuur aan te brengen in je bedrijf.

 

 

 

 

 

  • Ruim ook je computer op, deel deze in zodat het zoeken wordt vergemakkelijkt en geen frustraties teweeg brengt.
  • Ruim je digitale inbox op: maak in je inbox 4 mapjes: 1 CC, 2 Action, 3 Waiting for en 4 Archive.

  • Je kan werkzaamheden ook gaan automatiseren. denk bijvoorbeeld aan het gebruik van templates, macro's en alles wat je met een computer kan om je werk efficiënter uit te voeren.

 

  • Plan vaste tijdstippen om je mails te behandelen, juist het ad-hoc bekijken van mails kost veel tijd.

 

  • Maak  je een routine eigen, begin bijvoorbeeld elke ochtend met het beantwoorden van vragen van je klanten, doorwerk je digitale inbox,…

 

  • Schrijf jij je wachtwoorden hier en daar op losse blaadjes? Wel verzamel ze op een online veilige plek zoals 1Password, is een digitale kluis waar je al je wachtwoorden in kwijt kan alsook belangrijke notities, licenties,….

 

Door deze stapjes te doen, merk je zelf dat structuur aanbrengen in se niet moeilijk is. Wens jij ook hulp voor je administratie of iemand die je bijstaat in de eerste stappen naar structuur ? Contacteer me voor een intakegesprek op +32 496 28 18 27 of via an@andersoffice.be.

anders office  |  0496 281 827  |  Bruiloftstraat 6  |  9050 Gentbrugge  |  KBO° 0788 092 435  |  info@andersoffice.be

,,

,,

Verlicht uw schouders,

  creëer tijd voor de kern

 An Van de Moortel

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse tips!