Hoe zorg je voor het perfecte vergaderverzoek?

 

Bijna iedereen heeft tegenwoordig een overvolle agenda en kan het soms knap lastig zijn om een datum te prikken waarop iedereen aanwezig kan zijn. Hoe voorkom je nu afzeggingen en verschuivingen? Hoe zorg je nu dat je vergaderverzoek zo snel mogelijk wordt geaccepteerd?

 

Is het wel nodig om te vergaderen?

Even stilstaan of het degelijk nodig is om te vergaderen en dan bepalen of het al of niet nodig is. Hierbij stilstaan kan je toelaten om te bepalen welke vergaderingen er in de toekomst kunnen afgeschaft worden of welke in het leven kunnen geroepen worden. Een beter beheer van tijd is een eerste positief gevolg! Hoe bepaal je nu of een vergadering nodig is? Bekijk het in dit schema.

 

 

 

 

Tips:

Plan eerst met de mensen die de meest lastige agenda's hebben.

Als zij kunnen dan is de slaagkans groot dat de meeting niet moet verzet worden en is het flexibeler werken met een lege agenda van de manager dan met een flink gevulde agenda.

 

Controleer of alle info klopt.

Dat lijkt nogal logisch niet? Het gebeurt je vast nog weleens dat je een vergaderverzoek prikt en je er later achter komt dat je de helft van de deelnemers vergeten bent of dat de datum toch niet zo goed uitkwam…. Met alle nodige mails achteraf waarvan niemand gelukkiger van wordt. Zorg dus voor een harde tijd en datum, reserveer indien nodig een vergaderruimte en verstuur de juiste bijlagen.

 

Stuur de nodige en juiste vergaderstukken mee

Een kick-off meeting van een nieuw project? Zorg dan dat iedereen naast de agenda van de vergadering ook het projectplan en de daarbij horende stukken in zijn/haar mailbox ontvangt. Instrueer de deelnemers op de stukken en het plan door te nemen zodat iedereen op de hoogte is en waar ze aan toe zijn. Zo vermijd je dat je taferelen in je vergadering krijgt zoals “Ik wist niet dat….”

 

Pas op met wijzigingen van deelnemers.

Wijziging van tijdstip kan het beste door de organisator worden aangepast. Laat mensen die niet direct kunnen kiezen voor “voorlopige acceptatie” of “weigeren” kiezen en vraag hen om een mail te sturen met de vraag of het eventueel mogelijk is om het tijdstip te wijzigen.

Geef enkel de organisator van de vergadering alle rechten want mocht iedereen alle rechten hebben op alle agenda’s ontstaat er een wildgroei aan gewijzigde afspraken.

 

Voeg het account van je manager toe

Het is nog niet zo slecht bekeken om het account van je manager toe te voegen aan jouw profiel. Let wel op dat Outlook je effectief ziet als de manager. Dit betekent dat verzonden items uit naam van de manager gaan en het later ook niet duidelijk is wie wat verzonden heeft (tenzij je je eigen handtekening toevoegt). Dit kan trouwens wel een handige methode zijn om mensen vlugger een vergaderverzoek te accepteren.

 

Wil jij bijgestaan worden in het efficiënt vergaderen?  Aarzel dan niet om me te contacteren op an@andersoffice.be.

anders office  |  0496 281 827  |  Bruiloftstraat 6  |  9050 Gentbrugge  |  KBO° 0788 092 435  |  info@andersoffice.be

,,

,,

Verlicht uw schouders,

  creëer tijd voor de kern

 An Van de Moortel

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse tips!