Hoe Lean is jouw werkplek?

 

De manier waarop onze werkplek is ingericht heeft invloed op onze effectiviteit en efficiency. Iedereen is er wel van overtuigd dat een rommelige en vieze werkplek niet goed is. Wie heeft niet de ervaring van het lopen zoeken naar dossiers, sleutels of handleidingen? De gemiddelde medewerker verspilt zo’n 6 weken per jaar aan het zoeken naar spullen.  De nadelige gevolgen hebben uiteindelijk effect op het functioneren van de organisatie en op het bedrijfsresultaat. Om deze tijdsverspillingen tegen te gaan, maar ook om fouten te voorkomen op de werkplek kun je de leanmethode 5S gebruiken.

 

Richt je werkplek zo Lean mogelijk in met de 5S methode om zo verspilling in tijd tegen te gaan. 5S is hét startpunt van ALLE verbeteringen. Hoe werkt de 5S methode?

 

1. Sorteren/Scheiden

 

Je start met het sorteren. Scheiden/sorteren betekent onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Wat is er nodig, wat kan echt weg?

 

Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk, hoort niet op de werkplek. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig en kan het weg.

 

Alvorens te starten met sorteren/scheiden, vertrek daarbij altijd vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Hoe verricht ik een opzoeking? Hoe kan ik de informatie het gemakkelijkst en snelst terugvinden?

 

Elk document moet zijn plaats krijgen ook binnen een dossier, het waarborgt de transparantie. Dit geldt ook voor alle documenten op verschillende dragers denk hier maar aan foto’s, video, digitale dragers…

 

 

 

 

 

2. Schikken

 

Berg alles zodanig op dat je de benodigde zaken snel en gemakkelijk te pakken hebt en ook deze gemakkelijk terug op te bergen zijn.

 

Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een plek. Leg bijvoorbeeld je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plaats. Mijn perforator ligt bijvoorbeeld altijd links van me en mijn nietjesmachine rechts.

 

Orden je papieren regelmatig, ga over tot actie en houdt er een systeem op na waardoor het papier zich niet opnieuw gaat opstapelen. Doe dit regelmatig en op vaste tijdstippen.

 

3. Schoonmaken/Schoon houden

 

De werkplek en alle voorzieningen dienen schoongemaakt te worden, of het nu gaat om een kantoor, keuken of fabriek. Alles moet gronding aangepakt worden. Als de ruimte wel een likje verf kan gebruiken, aarzel niet om de kwasten en rollers tevoorschijn te halen.

 

Indien je vlug afgeleid bent zorg voor rust om je heen door bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels, niet te veel versierselen op de muren of op je bureau, gebruik rustige kleuren en ook niet te veel verschillende.

 

Het schoonmaken is om meerdere redenen belangrijk:

  • Zo kunt u problemen identificeren en in de toekomst voorkomen.
  • Een schone en overzichtelijke werkplek is veiliger.
  • Mensen die in een schone werkruimte hun taak verrichten, zijn meestal positiever en productiever.

 

4. Standaardiseren

 

Systematiseren en standaardiseren gaat over de vraag: hoe zorgen we voor continuïteit? Het gaat om schoonmaakmethodes vastleggen, standaarden en verantwoordelijkheden bepalen, het opstellen van regels en normen.

 

De nette werkplek stel je in als nieuwe norm binnen je organisatie. Dit betekent dat je met elkaar afspraken of een schema opstelt hoe een bepaalde werkplek ingericht is en dat je er samen voor zorgt dat dit zo blijft en nageleefd wordt. Zo creëer je bij het personeel ook een vorm van verantwoordelijkheid. Iedereen ruimt dus zijn eigen werkplek op aan het eind van de dag. Hierdoor implementeer je een 5S kantoor oftewel een 5S werkplek en organisatie.

 

5. Stabiliseren/Stand houden

 

Dit is niet alleen het stimuleren om de vernieuwde situatie in stand te houden, maar ook om volgens de denkwijze van 5S te blijven werken. Visualiseer en rapporteer de doorgevoerde verbeteringen op de werkplek.  Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er met deze methode bereikt is of te bereiken valt.

 

Het gaat om het borgen van de voorgaande stappen of acties en het gewenste gedrag vast te houden.

 

->> dus controleren en blijven verbeteren!!!

Wil jij bijgestaan worden in het op poten zetten van een Lean secretariaat?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.

anders office  |  0496 281 827  |  Bruiloftstraat 6  |  9050 Gentbrugge  |  KBO° 0788 092 435  |  an@andersoffice.be

,,

,,

Verlicht uw schouders,

  creëer tijd voor de kern

 An Van de Moortel

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse tips!