Uitnodiging maken voor een event? Zo doe je dat!

Uitnodiging maken voor een event? Zo gepiept!

Uitnodiging maken voor een event? Zo gepiept!

11.06.2019

Je wilt een ‘Save the date’ prikken of een uitnodiging maken voor een event? Maar je wilt geen tijd steken in het controleren van de acceptaties ervan? Dan stuur je het best geen Outlook-uitnodiging of vergaderverzoek, want de kans dat er zaken fout lopen voor Gmail- en Applegebruikers is groot.

Ook een mailtje sturen met de nodige info is niet optimaal, want dan loop je het risico dat de genodigde de meeting niet in zijn agenda zet. In dat geval moet de ontvanger trouwens extra stappen ondernemen om de info in een agenda-afspraak om te zetten. De kans is groot dat de mail uit het zicht verdwijnt en de afspraak wordt vergeten. Gelukkig kan je heel efficiënt een uitnodiging maken voor een groot event. We geven hieronder wat uitleg.

1. Maak de nieuwe gebeurtenis/het event zelf eerst aan in je agenda

Een uitnodiging maken voor een event begint met een eenvoudige stap. Ga naar je agenda en maak een ‘nieuwe gebeurtenis’ aan via de menubalk. In het tekstvak kan je alle info kwijt die jouw genodigden nodig hebben om naar de activiteit of het event te komen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Adres
  • Wegbeschrijving
  • Tijdschema
  • Dresscode
  • Zaken die ze al dan niet meebrengen
  • Eventueel de flyer of uitnodiging in pdf als bijlage

Bewaar de gebeurtenis vervolgens in je eigen agenda.

Uitnodiging maken voor een event? Zo doe je dat!

2. Maak een ICalendar aan en verstuur die

Optie 1: Je verstuurt een e-mailuitnodiging met de iCalendar als bijlage

  • Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan
  • Steek er alle nodige info in
  • Stuur dan door als iCalendar-bestand

De ontvanger klikt vervolgens op de bijgevoegde iCalendar en voegt die onmiddellijk toe in zijn eigen agenda.

Optie 2: Je stuurt de iCalendar in gelijk welke e-mail mee als bijlage

  • Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan
  • Steek er alle nodige info in
  • Kies ‘Bestand’ en dan voor ‘Opslaan als’
  • Sla het op als een iCalendarformat (*.ics )
  • Bewaar het in je documenten
  • Voeg die dan telkens toe in je e-mails

Ook dit is een makkelijke manier om uitnodigingen te maken voor een event. Wil je nog zaken veranderen? Wijzig die dan meteen in je ‘bronafspraak’ of in de originele afspraak in jouw kalender en sla die dan weer op.

Uitnodiging maken voor een event? Zo doe je dat!

Optie 3: Wees hip en maak een hyperlink waarbij de genodigden met één klik je uitnodiging kunnen toevoegen aan hun agenda/kalender

De hyperlink kan tekst zijn of een button die je zelf maakt. Onze tip: Google eens op (inschrijf)button en je krijgt allerlei bruikbare voorbeelden.

Deze hyperlink hoef je zelfs niet per mail te versturen, je kan die ook via diverse socialemediakanalen verspreiden (handig als je wilt uitnodigingen maken voor een event dat wat groter is).

  • Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan
  • Steek er alle nodige info in
  • Kies ‘Bestand’ en dan voor ‘Opslaan als’
  • Sla het op als een iCalendarformat (*.ics )
  • Bewaar het in je cloudomgeving (Dropbox, Google Drive, ICloud, website …)

Afhankelijk van de plaats en instellingen in de Cloud is het bestand al dan niet toegankelijk voor externen.

  • Voeg een hyperlink toe in je mail, Twitter, webpagina, LinkedIn
    • Selecteer je stukje tekst
    • Via je rechtermuisknop kies je voor ‘koppeling’
    • Selecteer vervolgens je opgeslagen iCalendar uit je cloudomgeving

  • Plaats een hyperlink onder een button
    • Zoek je afbeelding
    • Plaats deze afbeelding in je uitnodiging
    • Klik erop met je rechter muisknop en kies voor ‘koppeling’
    • Selecteer vervolgens je opgeslagen iCalendar uit je cloudomgeving

3. Je maakt een complete interne activiteiten- of opleidingskalender

Ook dit is een efficiënte manier om een uitnodiging te maken voor een event. Je maakt een kalender die continu toegankelijk is en waarin je gebeurtenissen kan toevoegen die iedereen – intern of extern – kan toevoegen naast hun eigen kalender/agenda. Bovendien worden de agenda’s automatisch bijgewerkt. Je deelt vervolgens de kalender vanuit Outlook.com.

Let wel, deze is enkel beschikbaar voor degene die een gratis Microsoft-account hebben.

Hoe ga je tewerk om een uitnodiging te maken voor een event?

  • Ga naar je agenda
  • Ga via het lint onder tabblad ‘start’ naar ‘agenda openen’ en kies daar voor ‘nieuwe lege agenda maken’
  • Benoem je agenda
  • Plaats er al je activiteiten/opleidingen in
  • Klik op je nieuwe agenda met de rechtermuisknop en kies voor ‘delen’
  • Kies ‘agenda delen via e-mail’
  • Kies je genodigden
  • Geef hen vervolgens machtigingen en kies dan voor ‘alle gegevens’

Hierdoor geef je iedereen toegang en is het aan hen zelf om via de knop ‘agenda toevoegen’ deze agenda in hun lijstje van agenda’s te zetten.

Als je de kalender intern wilt delen in je organisatie, geldt hetzelfde principe.

Wat doe je nu met die iCalendar-link?

  • Ga naar je agenda
  • Ga via het lint onder tabblad ‘start’ naar ‘agenda openen’ en kies ‘van internet’
  • Plak vervolgens de link die je per mail hebt ontvangen in het vak.

Gebruik je Gmail? Om uitnodigingen te maken voor een event kies je in je agenda voor ‘De agenda van iemand anders toevoegen’ en dan voor ‘Via url’. Vervolgens plak je de url in het vakje.

Nog meer info nodig over hoe een uitnodiging te maken voor een event?

Bijstand nodig? Neem dan gerust contact op met Anders Office. We helpen jouw graag.


Limosa. Wat is er gewijzigd?

Limosa. Wat is er gewijzigd?

Limosa. Wat is er gewijzigd

14.05.2019

Sinds 01.01.2019 is voor zelfstandigen de Limosa-aanmeldingsplicht afgeschaft. Ze blijft echter bestaan in een aantal risicofactoren en daar valt ook de bouwsector, in de ruime zin, onder zie KB van 21.12.2918

Limosa-verplichting
Deze gold voor zowel gedetacheerde werknemers als voor buitenlandse zelfstandigen die tijdelijk in België komen werken zonder hier permanent te verblijven. Limosa is een soortgelijke Dimona maar voor buitenlandse werkgevers of voor zelfstandigen die voor een buitenlandse onderneming werken komen uitvoeren in onderaanneming.
De Limosa-verplichting voor zelfstandigen/onderaannemers lag al een tijdje onder vuur door de Europese instanties. Het Europees Hof oordeelde reeds dat de Limosa-meldingsplicht een belemmering is voor het vrije verkeer van diensten.
Wat is er nu gewijzigd sinds 01.01.2019?

De Limosa-meldingsplicht

De Limosa-meldingsplicht voor zelfstandigen/onderaannemers is sinds 01.01.2019 omgevormd naar een Limosa-meldingsplicht voor welbepaalde ‘risicosectoren’ zie KB van 21.12.2918. Daaronder behoort de bouw, de schoonmaak en de vleessector en niet enkel wat er onder PC 124 valt maar denk ook zelfstandigen in houtbewerking en stoffering ( PC 126 ) of zelfstandigen in de metaal-, machine- en elektrische bouw ( PC 111 ).

Wijzigt de verplichting zelf?

Neen. Het is nog steeds de buitenlandse onderaannemers die een melding moet doen bij de RSZ, niet u als opdrachtgver. Dit moet hij ook doen ook al werkt hij zonder personeel. Dit kan hij concreet doen via de volgende de website van de sociale zekerheid. Hiervoor zal hij eerst een gebruikersnaam en een wachtwoord moet aanvragen.

Limosa-1-document

Wanneer u als werkgever of de zelfstandige je melding hebt uitgevoerd, ontvangt je normaliter een ontvangstbewijs ( Limosa-1 of L1). Dit bewijs moet je afdrukken en vóór de aanvang van de werken kunnen voorleggen.

Als werkgever/opdrachtgever ben je zelf verplicht om te controleren of er voor elke gedetacheerde werknemer of zelfstandige een meldingsbewijs Limosa-1 (L1) is. Zo deze ontbreken, ben je als opdrachtgever/werkgever verplicht om dit bij de RSZ te melden. De boetes hiervoor kunnen hoog oplopen.

Je kan als opdrachtgever/werkgever voor ieders veiligheid ook aan je onderaannemers vragen om de Limosa-meldingsplicht onmiddellijk in orde te brengen, desnoods kan je dit ook in hun plaats doen want bij afwezigheid van de L1 riskeert je onderaannemer in de problemen te komen.

Goed om te weten.

Indien de aanwezigheidsregistratie moet gebeuren op grote werven, kan dit eenvoudig via de QR-code op het L1-document. Bekijk hier ook het filmpje van de Sociale Zekerheid zelf.


Hoe beheers je je e-mailberg? 4 praktische tips

Ziet jouw mailbox er uit als een tropisch regenwoud?

Ziet jouw mailbox er uit als een tropisch regenwoud?

25.04.2019

Hoeveel e-mails krijg jij per dag? Twintig, vijftig, honderd of meer? We kennen het allemaal, we beginnen onze werkdag met het openen van de mailbox. Heel regelmatig staat die al aardig vol. De drang om die mails meteen te verwerken is oh zo groot. Al meteen een foute start van de dag. Vervolgens laten we onze mailbox de hele dag open staan en lap, pling, pling, pling. Elke notificatie slaagt erin ons te verleiden. Aangezien we nogal nieuwsgierig van aard zijn, bekijken we het mailtje dat is binnengekomen en verwerken het vlug even. Dat leidt ons echter enorm af en keldert onze productiviteit. Hoe beheers je je e-mailberg?

Dat je die berichten krijgt en er iets mee moet doen, dat hoort er nu eenmaal bij. Maar er efficiënt en productief mee omgaan, dat is een tweede punt.

Oh ja, wat nog fijner is: een collega mailt je met een verzoek om een document door te nemen en amper vijf minuten later staat hij al aan je bureau: “Zeg, heb je al tijd gehad om het document te lezen?” Ja, hallo! Zo moet het dus helemaal niet. Collega’s en klanten een beetje opvoeden is in dat geval het beste, want eigenlijk hoort de hele actie andersom. Eerst hoor je bij je collega langs te gaan met het document, en hem/haar pas erna de extra details/specificaties door te sturen via e-mail.

Hoe beheers je je e-mailberg?

1. Ga voor een alternatief

E-mail is in veel bedrijven heilig, maar er zijn alternatieven zoals even bellen of langslopen. Voor Office 365-gebruikers bestaat er zoiets als Microsoft Teams. Een ander kanaal is Slack. Met deze alternatieven combineer je chat, informatiekanalen, bestanden en nog zoveel meer onder één dak.

2. Beheers je!

Stel dat een collega/klant je mailt met een antwoord op je verzoek. Is een mailtje terug met “bedankt” dan nog wel echt nodig? Sluit gewoon je verzoek af met de melding “alvast bedankt”, daar spaar je gelijk een antwoordmailtje mee uit. Ook het ondoordacht CC’en verhoogt de maildruk nodeloos. Kijk kritisch naar de mails die je verstuurt en vraag je de volgende zaken af voordat je mailt:

• Is die mail echt nodig? Neem steeds de telefoon voor dringende zaken of complexe vragen.
• Zet ik nu iedereen mee in CC? Ga zelf maar eens na hoeveel onnodige mails je binnenkrijgt.
• Is de inhoud van mijn e-mail duidelijk en bondig? Er is niets ergerlijker dan een mail met halve informatie.

Controleer je mailbox slechts drie keer per dag. Weersta aan de drang om elk bericht onmiddellijk te willen lezen en zet het geluid en de notificaties uit.

3. Je mailbox is geen todolijst

Daar gebruik je andere programma’s voor. Wanneer je in je mailbox moet zijn om zaken op te snorren of taken af te vinken word je telkens weer in de verleiding gebracht om toch maar vlug even naar je mailtjes te kijken en ze dan nog eens te beantwoorden ook. Gebruik een todolijst die niet aan je e-mailaccount gekoppeld is en sla nuttige informatie zoveel mogelijk op buiten je mailbox.

4. Schrijf je uit

Dit is misschien nog wel het beste antwoord op de vraag: Hoe beheers je je e-mailberg? Bekijk de nieuwsbrieven die je ontvangt van webwinkels en websites even met een kritisch oog. En vraag jezelf even af of ze nuttig zijn, of je er wel iets mee doet. Lees je ze effectief? Beantwoord je die vraag met “neen”? Schrijf je dan uit, want telkens als je een dergelijke nieuwsbrief ontvangt, moet je er ook iedere keer iets mee ‘doen’. Al is het maar om direct te oordelen dat ze in de prullenbak mogen en ze vervolgens weg te gooien.

Breng deze tips meteen in de praktijk

Want het is hoog tijd om je e-mailberg te beginnen beheersen. Gewoon doen. Het professionele leven lacht je binnenkort een beetje meer toe, want de stress vermindert op slag en de productiviteit stijgt evenredig. Veel succes!

Als ik je kan helpen met een of ander probleem op het vlak van administratie,  in het bijzonder financiële administratie of personeelsadministratie, dan weet je me te vinden.


Lenteschoonmaak op kantoor en dan een clean desk houden

Operatie Clean-Desk, na lenteschoonmaak op kantoor

Operatie Clean-Desk, na lenteschoonmaak op kantoor

19.03.2019

Het voorjaar is aangebroken. De dagen worden langer en hopelijk doorprikt de zon af en toe eens de wolken. De meesten onder ons beginnen met enig enthousiasme aan de lenteschoonmaak. Maar waarom zou de lenteschoonmaak zich enkel tot je huis moeten beperken? Lenteschoonmaak op kantoor is ook een goed idee, meteen de basis voor een clean desk.

Een clean desk brengt heel wat voordelen met zich mee. In een opgeruimde omgeving ervaar je meer rust, minder afleiding, een betere focus, en dat alles komt de productiviteit ten goede. Je verliest geen tijd meer met het zoeken naar dossiers, sleutels of handleidingen. Papieren gaan niet meer verloren aangezien je gestructureerd opruimt. Waarom zou je het dus niet eens proberen? Tover die chaos op je bureau naar een plek die je ondersteunt om je te concentreren.

Wat houdt de lenteschoonmaak op kantoor in?

Met andere woorden, wat doe je om een opgeruimd bureau, een clean desk,  te bekomen en te behouden? Hieronder vind je enkele goede tips.

1.      Neem die stapel onder handen

Dat is meteen stap 1 van de lenteschoonmaak op kantoor. Ruim je papieren op en maak een onderscheid tussen wat noodzakelijk en overbodig is. Neem elke stapel goed door en vraag je het volgende af:

  • Ga ik dit ooit nog lezen of gebruiken?
  • Kan ik deze informatie ook op het internet vinden?

Zo ja? Weg met die handel! Ja ja, je hoort het goed, weg met die handel, het is helemaal niet eng om dingen weg te gooien. Gooi echter niet alles weg, want sommige documenten hebben wettelijke bewaartermijnen.

Wil je bepaalde zaken toch houden, digitaliseer ze dan en zorg dat ze hun plaats krijgen in je informatiebeheersysteem. Elk document moet trouwens ook een plaats krijgen binnen een dossier, dat waarborgt de transparantie en het overzicht. Hetzelfde geldt voor alle documenten op verschillende dragers. Ik denk hierbij aan foto’s, video, digitale dragers …

Ons advies? Orden je papieren regelmatig, ga over tot actie en houd er een systeem op na waardoor het papier zich niet opnieuw opstapelt. Doe dit regelmatig en op vaste tijdstippen.

2.      Less is more 

Stap 2 in de lenteschoonmaak op kantoor. Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk hoort er niet thuis. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig en dat berg je dus netjes weg in een kast. Voor de slimmeriken onder ons, het “netjes opbergen in een kast” is niet hetzelfde als alles in de kast leggen/gooien en dan deurtje weer toe. Nee nee, sorteer wat je weglegt in je kast, leg alles in dozen, mappen of bakken en schrijf erop wat er in zit.

Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een plek. Analyseer wat je echt nodig hebt op je bureau zoals, klavier, muis, scherm, telefoon … Leg bijvoorbeeld je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plaats. Mijn perforator ligt altijd links van me en mijn nietjesmachine rechts.

3.      Bling bling 

Stap 3 in de lenteschoonmaak op kantoor is misschien een mindere, maar evenzeer nodig. Vergeet niet te poetsen en te schrobben, ook je bureau tot die weer spic en span is. Pak alles meteen grondig aan. Kan je bureau een likje verf gebruiken? Aarzel dan niet om de kwasten en rollers tevoorschijn te halen.

Ben je vlug afgeleid? Zorg dan voor rust om je heen door bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels te gebruiken, niet te veel versierselen op de muren of op je bureau te hebben, gebruik rustige kleuren en ook niet te veel verschillende. 

4.      Clean desk 

Stap 4 in de lenteschoonmaak op kantoor is er één die je dagelijks kunt toepassen. Neem voordat je naar huis vertrekt even de tijd om je bureau op te ruimen én de koffietassen en glazen weg te brengen naar een plaats waar ze horen. Een paar minuten kan een wereld van verschil maken wanneer je ’s morgens je kantoor binnenstapt. Begin daar al meteen vandaag mee, ruim snel even je bureau op voordat je naar huis gaat. Maak er een goede gewoonte van.

5.      Take a picture

 Stap 5 in de lenteschoonmaak op kantoor: nadat je bureau geschrobd, gepoetst, opgeruimd en herschikt is zoals jij het wil, neem dan een foto. Want het is aan dat bureau dat je wil werken, waar je je kan concentreren, waar je productief kan zijn … Gebruik de foto als referentiepunt en hang die op. Voordat je naar huis vertrekt of minstens op het einde van de week zorg je ervoor dat je bureau er weer helemaal “picture proof ” uitziet, want er is niets zaliger om naar een proper en opgeruimd bureau terug te keren na een rustgevend weekend.

Genoeg tips gehad hoe je een clean desk verkrijgt?

Dan hoop ik inderdaad dat de lenteschoonmaak op kantoor je een altijd opgeruimde clean desk oplevert waar je véél werkplezier beleeft, alle dagen opnieuw. De lenteschoonmaak laat ik graag aan jou over, maar als ik je kan helpen met een of ander probleem op het vlak van administratie,  in het bijzonder financiële administratie of personeelsadministratie, dan weet je me te vinden.


Hoe weer jij je productiviteitskillers?

Hoe weer je je productiviteitskillers?

27.02.2019

Of anders gezegd, hoe geraak je minder snel afgeleid? Dat is een van de meest gestelde vragen van vandaag, want “niet af te leiden zijn” lijkt wel dé vaardigheid van de 21ste eeuw. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen met alle biepjes, plingetjes van Facebook, Whatsapp, Twitter… en met alle notificaties van je e-mails. Wellicht probeer je daarnaast ook nog eens te multitasken? Goed gek bezig! Zeg maar bye-bye met het handje tegen je productiviteit.

Afleiding is vandaag echt overal te vinden en dat is nu net het probleem. Ben je op zoek naar zakelijke informatie? Gegarandeerd dat je een interessant berichtje ziet passeren of nog erger, een leuk katten- of hondenfilmpje dat je echt wel even wil bekijken. Lap, daar gaan alweer enkele kostbare minuten de lucht in.

De vele afleidingen leiden ook tot uitstelgedrag. En als excuus krijg je dan ook vaak te horen dat je als kleine ondernemer geen enkele e-mail/berichtje wil missen van je klanten… Ja ja.
Oké, hoe weer je nu die productiviteitskillers? Met andere woorden, hoe geraak je minder snel afgeleid?

Multitasken? Haal het uit je hoofd!

Multitasken is het idee dat je twee of meer dingen tegelijk doet en op die manier veel efficiënter zou werken.  Even proberen? Het enige wat je hoeft te doen is luidop te zeggen in welke kleur de volgende woorden staan. Dus niet lezen wat er staat. Wel de kleur luidop zeggen.

Best lastig, niet?

Of je nu vrouw of man bent, multitasken werkt absoluut niet. Het brein kan zoiets gewoonweg niet aan. Wat we werkelijk doen is switchtasken of serial tasken. Hieruit wordt alvast duidelijk dat we taken niet parallel kunnen uitvoeren.

Alleen ons lichaam kan dat: ademen, voedsel verwerken, bloed rondpompen en deze tekst lezen. Weet je wat een goeie manier van multitasken is? Een taak beginnen of opstarten die dan in de achtergrond kan draaien.

Blijf je hardnekkig multitasken? Dan:

  • ga je fouten maken,
  • zal sowieso één of meer van je taken eronder lijden,
  • daalt je productiviteit terwijl je eigenlijk kwaliteit wil nastreven.

Door te multitasken verlies je telkens weer je focus en kost het telkens weer tijd om de draad van de taak opnieuw op te pakken. Je denkt vaak dat je goed bezig bent door verschillende zaken tegelijk te (willen) doen. In de realiteit gaat dit echter ten koste van je productiviteit.

Hoe geraak je minder snel afgeleid?

Vaak realiseren we grote veranderingen door te starten met enkele kleine dingetjes. Hieronder vind je een aantal lifehacks waarmee je razendsnel je productiviteit opschroeft en véél minder snel afgeleid geraakt. 

1.       Doe één taak tegelijk

Doe één taak tegelijk en neem de tijd om ze af te maken voordat je aan een andere begint. Het klinkt eenvoudig, maar het is wel de basis van je productiviteit. Je hoeft niet per se de taak af te werken, zolang je maar niet met twee taken tegelijk bezig bent. Het is essentieel dat je werk afwisselt met rust om productief te zijn of te blijven. Hiervoor zou je de pomodoro-techniek kunnen gebruiken. Je deelt je werk op in perioden van 25 minuten, en daar tussenin neem je korte pauzes.  Hier stel je je pomodoro-timer in.

2.       Neem de koe bij de horens

Hoe geraak je minder snel afgeleid? Simpel: start met het belangrijkste eerst. Neem de belangrijkste taak die op je bordje ligt en ga daarmee eerst aan de slag. Wil je toch eerst nog je e-mails bekijken? Oké, beperk je dan tot degene die nu antwoord nodig hebben.

3.       Je hoofd is geen opslagplaats

Sla geen taken op in je hoofd, dat zorgt ervoor dat die taken om de haverklap zitten te schreeuwen om aandacht. Gebruik liever een to-do-app als OneNote, Wunderlist, Trello of Todoist.

4.       Plan je werkdag in

Voor de hand liggend, toch? Als je je werkdag op voorhand inplant, werk je gestructureerder en een stuk effectiever. Toch doen veel ondernemers dit niet. Ze denken dat het te veel moeite kost, alles moeilijk in te plannen valt en er toch altijd wel iets onverwachts tussenkomt.

Het is waar, niet alles kan je honderd procent goed inplannen en er kunnen inderdaad zaken tussenkomen die je aandacht vragen. Weet wel dat een goed uitgedachte planning cruciaal is om productief te werken, én minder snel afgeleid te geraken. Als je ergens niet aan toekomt, neem het dan gewoon mee op in je planning om er verder aan te werken. Een goede app die je daarvoor kan gebruiken is Todoist. 

5.       Vliegtuigmodus

Je gebruikt aan de lopende band e-mail, internetbankieren, Skype, sociale media, online boekhouden…. Al deze zaken helpen jou bij het ondernemen. Je kan tegenwoordig niet meer zonder. Helaas bezorgt dat alles je iets te veel afleiding en voor je het beseft verspil je er uren per week aan zonder dat het echt iets oplevert.

Je kan natuurlijk met jezelf proberen af te spreken dat je maar eenmaal per dag je sociale media checkt en bijvoorbeeld driemaal per dag je e-mails (’s morgens, op de middag en in de late namiddag). Voor sommigen werkt dit inderdaad, maar niet voor iedereen. Werkt dit toch niet voor jou en wil je je socialemediagebruik in toom houden? Gebruik dan de volgende apps:

  • News feed eradictor: deze extensie vervangt je hele Facebook-timeline door een leuke inspirerende quote. Weg met die afleidingen! Als er nu niks meer is om op te klikken, word je niet langer opgeslorpt door de afleidingen die Facebook te bieden heeft.
  • Cold Turkey: hiermee kan je niet alleen websites blocken, maar ook je applicaties (zoals je e-mailclient of een spelletje op je computer). Het handige hiervan is dat je zelf je schema’s bepaalt. Zo kan je instellen dat tussen 10 en 13 uur Facebook, Twitter…. geblokt moeten worden op je computer. Tussen 10 en 13 uur kan je dan de geblokte websites en applicaties niet meer openen.
  • Rescue Time: hier zie je exact hoeveel tijd je aan welke activiteiten besteedt. Je ziet ook hoelang je op Facebook en je favoriete nieuwssite hebt gezeten, en dat is hoogstwaarschijnlijk veel te lang 😊
  • En wat nog het eenvoudigste is om minder snel afgeleid te geraken? Zet je telefoon in vliegtuigmodus of demp al je meldingen.

Meer informatie nodig?

Heb ik de vraag ‘Hoe geraak je minder snel afgeleid’ voldoende beantwoord? Ik hoop alvast van wel. Ook ik heb met vallen en opstaan moeten leren hoe om te gaan met de verlokkingen van al die productiviteitsremmers. Want dan zijn ze. Nu begin ik daar eigenlijk in te slagen, met al die apps die ik hierboven heb vermeld. Succes! Vragen? Neem gerust contact met me op. Ik sta klaar om je te helpen.


welke documenten bewaren

2019 Staat voor de deur. Welke papieren mag je deleten?

2019 Staat voor de deur. Welke papieren mag je deleten?

18.12.2018

2018 loopt op zijn laatste benen, en wie wil er nu niet goed voorbereid aan 2019 beginnen? Dat betekent grote opkuis in de administratie of archief van je bedrijf. Sommigen onder ons zijn er al flink aan bezig, anderen wachten er nog even mee. Goed begonnen is altijd half gewonnen, en daarom beantwoorden we de volgende vraag: welke documenten bewaren en welke weggooien? Mag ik alle documenten verticaal klasseren, of enkel die van een welbepaald jaar of jaren? Wat moet ik nog bijhouden voor als een belasting- of btw-controleur me in 2019 vereert met een bezoek?

Welke documenten bewaren?

Uiteraard moet je de ‘echte’ boekhoudkundige documenten bewaren, en dat zowel voor de belastingen als voor de btw. Hieronder lijsten we de documenten die je moet bijhouden even op.

  • Jaarrekening
  • Facturen
  • Grootboek
  • Bankuittreksels
  • Inventaris
  • Contracten
  • Bestelbonnen
  • Leveringsbons
  • Professionele agenda’s
  • Briefwisseling en mails
  • Aandelenregister
  • Analyses
  • Boekhoudprogramma’s
  • ….

Hoe dit alles bewaren?

Je mag alle bovenstaande documenten bewaren op papier, op een digitale drager of op een combinatie van beide. Kies je ervoor om alles volledig digitaal te bewaren? Zorg er dan voor dat je kan garanderen dat de bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar blijven.

Waar deze documenten bewaren?

Normaliter moet je je boekhoudkundige documenten en boekhouding bijhouden op de zetel van je bedrijf. Is je boekhouding tijdelijk aanwezig bij je boekhouder om die bij te werken? Dat vormt op zich geen enkel probleem. Het wordt andere koek als je je boekhouding of een deel ervan permanent op een andere plaats dan op de zetel van je bedrijf bijhoudt. Want dat kan niet zomaar.

Een andere digitale bewaaroptie? Je kan en mag je digitale documenten ook in ‘the cloud’ bewaren. Je hoeft daarvoor maar aan één voorwaarde te voldoen. En dat is? Je moet over een gewaarborgde online toegang beschikken in België.

Hoelang alles bewaren?

De algemene regel is 7 jaar. Dat wil zeggen dat je alles moet bijhouden tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Die 7 jaar beginnen te tellen vanaf 1 januari van het jaar of vanaf de eerste dag van het boekjaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding of boekjaar.

Nogal abstract, niet? We illustreren het bovenstaande even met een voorbeeld. Gebeurt de afsluiting van 2018 op 10 januari 2019? Dan zal je dat boekjaar moeten bijhouden tot 11 januari 2026. Logisch, toch?

Welke documenten bewaren? Let op deze uitzonderingen

Voor sommige documenten voorziet art. 11,§5 KB/Btw nr. 3 andere bewaartermijnen. Geen nood, je hoeft dat artikel niet in detail te gaan lezen. Dat hebben wij al voor jou gedaan. We geven hieronder kort de essentie.

  • Documenten over onroerende goederen
    Documenten over onroerende goederen moet je 15 en zelfs 25 jaar bijhouden. Waarom? Omdat de afgetrokken btw gedurende 15 jaar herzien kan worden. Vanaf 2019 wordt die termijn zelfs verlengd tot 25 jaar.
  • Investeringsfacturen
    Investeringsfacturen moet je tot 7 jaar na de laatste afschrijving bewaren.
  • Fiscaal overgedragen verlies
    Breng je een fiscaal overgedragen verlies in mindering in je aangifte? Dan moet je die boekhouding van het jaar waarin dat verlies plaatsvond bijhouden zolang de betrokken aangifte nog gecontroleerd kan worden. Het maakt niet uit hoe lang dat al geleden is.
  • Tabel van de bedrijfsmiddelen
    Op sommige documenten voor de zogenaamde tabel van de bedrijfsmiddelen zijn andere bewaartermijnen voorzien. Voor deze tabel verwijzen we toch naar art. 11,§5 KB/BTW nr. 3.

Het leukste gedeelte: welke documenten mag je weggooien in 2019?

Je mag alles van voor 2012 weggooien, deleten, verticaal klasseren, verbranden, zelfs opeten. Je doet ermee wat je wil. Houd alleen rekening met de uitzonderingen hierboven en dan mag je op de beide oren slapen.

Heb je antwoord gekregen op de vraag ‘Welke documenten moet ik bewaren?’ Heb je nog vragen over dit onderwerp, stel ze gerust. Ons verstand en kennis klasseren we nooit verticaal en delen we graag.


Wil jij snel informatie verzamelen over een project?

Wil jij snel informatie verzamelen over een project ?

27.09.2018

Er zijn al heel wat programma’s op de markt waarmee je een enquête kan maken, denk maar aan SurveyMonkey, Google Forms, Survio.com, via OneDrive,….. De lijstjes kan je met iedereen delen en je ontvangt de resultaten in Excel. Sinds de lancering van Microsoft Forms zijn de functies er van uitgebreid en deze app zit gewoon in je Office 365-omgeving. Forms is gebruiksvriendelijk en je kan snel een formulier/enquête aanmaken, je kan deze zelfs naar iedereen versturen ( ontvanger heeft geen account nodig ).

1. Start een formulier

Voor je begint kies je onder “mijn formulieren” voor een “nieuw formulier” of een “nieuwe quiz” en je kan meteen van start. Je vult de titel en ondertitel (wat achtergrondinfo van de vragenlijst) in en begint aan je vragen. Bij iedere vraag geef je aan welk soort vraag je wilt maken ( keuze, tekst, beoordeling, datum, classificatie, likert ). Bij iedere vraag kan je ook aangeven of deze verplicht moet ingevuld worden of niet. Dient een vraag verplicht ingevuld te worden dan loopt de vragenlijst niet door als je niet antwoordt.

Het is het sowieso een anonieme vragenlijst, er worden geen e-mailadressen bijgehouden. Meld dit wel bij de extra informatie. Wil je een gepersonaliseerde vragenlijst?  Vraag dan eerst naar de naam (en eventueel functie). Dit is dan je eerste vraag.

2. Soorten vragen

  • Tekst: hier kan je aangeven of er lang of kort geantwoord moet worden. Via de 3 puntjes ( die bij iedere vraag aanwezig zijn ) onderaan rechts bij de vraag kan er via “ondertitel” wat extra verduidelijking genoteerd worden bij de vraag. Je kan ook via de 3 puntjes “beperkingen” aangeven in welke range die moet liggen.
  • Keuze: hier maak je een keuzelijst waarbij 1 of meerdere antwoorden mogelijk zijn. Via “Optie Anders toevoegen” geef je aan wanneer niets van de keuzelijst in aanmerking komt men het ook zelf kan invullen.
  • Beoordeling: hier kan je met een aantal sterren of een cijfer aangeven in welke mate je een item beoordeelt. Via de 3 puntjes kan je via “label” aangeven wat de waarde is van je eerste cijfer/ster en je laatste cijfer/ster
  • Datum: hier kiest men via de kalender een datum.
  • Classificatie: Hier vul je de mogelijke opties in en kan degene die deze vraag beantwoordt de volgorde van de opties verplaatsen via de pijltjes.
  • Likert: hier kan je  laten aangeven in welke mate iets van toepassing is. Je vult de “opties” in met een waarde in welke mate iets van toepassing is en in “instructies” vul je dan het “iets” in.

Is je formulier af en je wil het herschikken, er moeten vragen weg of je wil er eentje kopiëren? Dat kan natuurlijk allemaal, de overeenstemmende icoontjes staan netjes in het menu van iedere vraag ( verplaatsen/herschikken via de pijltjes, verwijderen via de vuilbak en kopiëren via de documentjes ).

Wanneer je volledig klaar bent met je formulier kan je via de 3 puntjes recht bovenaan in het hoofdmenu van “Forms”, “Vertakkingen” activeren. Via “ Vertakkingen” bepaal je vanuit welk antwoord er al of niet naar een andere vraag moet doorverwezen worden.

3. Het formulier opsmukken

Via “Thema” in het de hoofmenubalk van “Forms” kan je uit een aantal achtergronden kiezen. Er is zelfs de mogelijkheid om je eigen thema ( vb huisstijl ) of logo te uploaden als achtergrond.

Bij iedere vraag heb je de mogelijkheid om jouw vraag op te smukken door Afbeeldingen of een filmpje, het maakt het invullen van een vragenlijstje meteen een stuk aantrekkelijker.

4. Ook mobiel ?

In het hoofmenu kan je onder voorbeeld kiezen uit mobiel en kan je bekijken hoe een dergelijke vragenlijst/formulier er op een mobieltje uit ziet. Het ziet er prima uit, zelfs op een klein scherm kan je alle velden gemakkelijk invullen.

5. Je formulier delen als sjabloon of voor samenwerking?

In “Forms” kan je met meerderen samen aan de structuur en lay-out van het formulier werken. Dit doe je via “Delen” in het hoofdmenu en kies je voor ”een koppeling ophalen voor weergeven en bewerken”. Aan de bovenkant van het formulier of de vraag kan je het pictogram van de initialen zien van elke persoon die wijzigen aanbrengt. Wil je het formulier al sjabloon doorgeven dan ga je terug naar “Delen” en kies je voor “een koppeling ophalen voor dupliceren”.

Met de knop ‘delen’ maak je ook een hyperlink naar het formulier. Deze kan je niet enkel kopiëren maar ook omzetten in een QR-code, embedden op een website of meteen mailen.

6. De resultaten bekijken

Je opent je formulier/enquête en dan naar het tabblad “antwoorden”, daar zie je een mooi overzicht. Wil je de resultaten individueel bekijken, klik dan op de knop “resultaten weergeven”. Heeft er iemand in je formulier ongepaste taal gebruikt, verwijder dan alle reacties van die persoon in één keer via de 3 puntjes ( rechts in het midden van het tabblad ) en selecteer “alle antwoorden verwijderen”. Via “openen in Excel” worden de resultaten netjes weergegeven in kolommen, voor iedere vraag een kolom en voor iedere bevraagde een lijn + 2 kolommen met begin- en eindtijd  van de invullen van het formulier.


Magie met Office Lens

Magie met Office Lens?

25.06.2019

Heb je ooit als eens een foto proberen maken van een document met je smartphone om deze dan digitaal te verzenden? Was je dan ook zo onhandig aan het mikken tot dat het document net binnen de lens viel? Op de koop toe kon je deze afbeelding nog niet eens bewerken. Wel …. Office Lens is een fantastische (gratis) app. voor zowel iOS, Android en Windows phone, die dit alles wel kan. Office Lens scant alles waar tekst of een afbeelding op staat, herkent deze en maakt er eender wel bestandsformaat van.

1. Altijd een scanner op zak

Office Lens kent verschillende modi, deze zijn nodig om de verschillende soorten input te kunnen scannen. Het is een manier om notities en info via de lens vast te kunnen leggen van documenten, whiteboards, handgeschreven notities, visitekaartjes, beeldschermen, schetsen, folders en zo veel meer.

Naargelang de keuze die je maakt  trekt Office Lens na het maken van de foto deze indrukwekkend mooi recht en wordt het leesbaarder gemaakt. Daarna kan je het gescande document opslaan als een Pdf-, Word-, PowerPoint- of fotobestand die je dan ook kan versturen via mail en zelfs later nog kan bewerken wanneer jet het document naar Word, OneNote of PowerPoint brengt.

2. Voor je een foto neemt, kies eerst je modus

Wanneer je Office Lens opent, kan je een modus kiezen ( Foto, document, Whiteboard of Visitekaartje)

Een foto: als je van een document een foto wilt maken.

Eendocument: is de modus voor alles waar tekst op staat. Zelfs voor de kleine lettertjes die je amper door de lens van je camera kan lezen, Office Lens detecteert ze allemaal in deze modus. Deze modus doet het ook goed voor bijvoorbeeld posters, menu’s, flyers, folders,…

Een whiteboard: is meestal moeilijker te fotograferen toch heeft Office Lens in deze modus genoeg functionaliteiten om deze scan te optimaliseren. Hier kan je de afbeelding zodanig aanpassen dat de achtergrond ietsje verduisterd wordt en de woorden gemakkelijker te lezen zijn.

Een visitekaartje: deze modus scant het visitekaartje, door daarna op de “+1” knop te klikken scan je de achterzijde van het visitekaartje in, klik daarna op “gereed” zo vormen je 2 scans één geheel. Deze scan wordt dan in OneNote opgeslagen, deze zorgt voor de tekstherkenning. Vervolgens wordt er ook een V-card gemaakt die je meteen aan je contactpersonen kunt toevoegen in je contactenlijsten van je account. Zelfs visitekaartjes in het Chinees worden herkent door Office Lens.

3. Bijwerken moeilijk?

Welke modus je ook kiest uit de hierboven opgesomde modi, snijdt Office Lens netjes het onderwerp uit dat je scant. Hij detecteert en verwijdert dan de achtergrond. Sta je niet exact recht voor of boven het object dat je wilt scannen, geen probleem, Office Lens trekt een schuine vorm altijd recht. Wil je toch een stuk extra uitsnijden, kan dat onmiddellijk na het scannen door de hoeken te verslepen. Staat je tekst op zijn kop, dan kan je de scan roteren.

4. Tevreden en dan opslaan/exporteren in een specifiek bestandsformaat

Tevreden met je scan? Kies dan in welk formaat en waar je je scan wil opslaan. Kies eerst je account, voeg een titel toe en kies vervolgens voor het bestandsformaat.

Word-formaat: voor gedrukte of handgeschreven tekst. De tekst alsook de documentindeling en opmaak worden herkend zodat je later het gescande document nog kan bewerken of wijzigingen kan aanbrengen. Leuk toch? Het bespaart je een heleboel inputwerk.

PowerPoint-formaat: lijnen worden omgezet naar tekenobjecten die je eveneens kan bewerken. Achtergronden van tekeningen kan je verwijderen zodat je ook enkel de tekening kan gebruiken in andere presentaties.  Wat helemaal fun is, is wanneer je meerdere foto’s/tekeningen en documenten in chronologische volgorde achter elkaar scant je er onmiddellijk een presentatie van maken.

Pdf-formaat: in dit formaat worden de tekstgegevens opgehaald waarin je later deze kan doorzoeken alsook een deel tekst markeren of kopiëren met je PDF-reader-app.

Heb je één van deze formaten gekozen dan kan je je bestanden opslaan in OneNote of OneDrive. Je kan ze ook opslaan in je lokale fotogalerij op je smartphone, zo kan je de titel ook aanpassen, je kan mislukte scans of bestanden verwijderen of je kan ook bij verkeerd een export deze opnieuw uitvoeren zonder ze opnieuw te scannen.

5. Importeren

Je hebt in je lokale galerij op je smartphone een aantal foto’s die je wil exporteren/opslaan naar bovenstaande bestandsformaten. Hoe doe je dat dan? Via het icoontje van afbeelding kan je door je galerij scrollen en de gewenste foto nemen. Via het menu bovenaan kan je kiezen in welke modus ja afbeelding moet, deze kan je dan bewerken indien nodig en daarna opslaan in één van bovenstaande formaten.

6. Vree wijs

Onlangs mijn inschrijvingsbewijs van mijn wagen moeten opladen in een e-loket. Met Office Lens ging dit vrij snel. Voor het nemen van de foto in Office Lens mijn resolutie aangepast want meer dan 4 MB mocht ik niet opladen in het e-loket. Vervolgens een foto van de voorkant genomen en via de +1 of het cameraatje met een + van de achterzijde een foto genomen en dan het inschrijvingsbewijs in 1 geheel met een resolutie van minder dan 4MB kunnen opladen. Hoe wijs is dit niet?

Wil jij meer weten hoe je in je administratie met Office Lens sneller en gemakkelijker kan werken?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.


Met PDCA intelligenter werken in je bedrijf?

Met PDCA intelligenter werken in je bedrijf?

05.05.2918

De PDCA-cyclus wordt vaak gebruikt bij een grote verandering, maar vergeet niet dat een nieuwe workflow of een andere manier van offreren ook een verandering is. Het kan ook perfect gebruikt worden voor de implementatie van de GDPR wetgeving.

Om optimaal te verbeteren of veranderingen in processen te kunnen bewerkstelligen, betrek je er iedereen bij, werknemers, managers, projectleiders, afdelingsverantwoordelijken – starten/werken vanuit de werkvloer zelf. Zo bereik je de beste resultaten en groeit iedereen mee.

PDCA staat voor:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Deze stappen worden uitgevoerd in een vast stramien. Het  is het “Principe van Constant Verbeteren”. Voor de presentatie hiervan kan gebruik worden gemaakt van visuele hulpmiddelen zoals scorecards of dashboards.

Veel bedrijven blijven tussen “P” en “D” hangen en vergeten om vervolgens de stap “C” en “A” uit te voeren.

Plan Do Check Act kan u helpen wanneer…

  • uw strategie tekort schiet omdat deze niet meer duidelijk is en niet meer toekomstbestendig is
  • het te lang duurt voordat u uw doelen bereikt, het gaat niet  vooruit
  • het verloop van uw beste medewerkers hoog is
  • steeds maar weer dezelfde fouten worden gemaakt en er niet gezocht wordt naar een structurele oplossing of aanpak

1. Plan

Vooraleer een plan op te stellen, dient eerst het probleem gedefiniëerd te worden. Wat is het probleem? Wat is de oorzaak van het probleem. Wat zijn de eigenschappen van het probleem (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe)?

Eens dit duidelijk is, stel je het “Plan van aanpak” op waarin doelstellingen en verbetermaatregelen worden in opgenomen. In de fase van het “Plan” dient de basis van het probleem en de aanpak omschreven te zijn.  Iedereen moet zich hierin kunnen vinden zodat de richting van het project vaststaat.

2. Do

Hier dienen de acties uitgevoerd te worden. Hiervoor zou men gebruik kunnen maken van een gecontroleerde testomgeving om verbetermaatregelen allereerst kleinschalig te introduceren. Hoe reageert het proces (4M’s: Mens, Materiaal, Machine en Methode) op de verbetering?

Zorg er altijd voor dat de uitvoering gebeurt met alle betrokkenen, niet alleen de projectleden of managers. Het is belangrijk om ook de operationele werknemers uit het betreffende proces te betrekken in het PDCA-principe. Zo wordt er op deze manier niet enkel betrokkenheid gecreëerd maar ook een directe verantwoordelijkheid. Tevens is het zeer belangrijk naast de uitvoering eveneens te registreren!

Hier mag er geëxperimenteerd worden de “Try and Test” is juist de essentie van de Do- en Check- stap. Bovendien is kunnen experimenteren bepalend voor het eigenaarschap van oplossingen voor de dagelijkse problemen en knelpunten.

3. Check!

Wat is er daadwerkelijk gerealiseerd tegen over de targets die gepland stonden? In deze fase worden de uitgevoerde activiteiten en de bereikte resultaten vergeleken met de doestellingen vanuit het opgestelde plan. Hiervoor is het belangrijk goede en betrouwbare data over de activiteiten te vergaren.

In dit stadium worden eventuele afwijkingen ten opzichte van het plan geïdentificeerd en verklaard. Zowel de positieve als de minder positieve aspecten worden hier zo objectief mogelijk geanalyseerd teneinde de geboekte resultaten te beoordelen. De resultaten van deze fase zullen bepalen welke aspecten moeten worden bijgestuurd (Act).

4. Act

Uit de resultaten van de voorgaande fasen kunnen er besluiten worden genomen of acties uitgezet worden om de resultaten de verbeteren. Daarnaast is het essentieel de behaalde resultaten te borgen en deze zeker te stellen voor de toekomst op de korte én lange termijn. Een terugval in het verbetertraject moet worden voorkomen.

5. Toepassen

Onbewust passen we het In de praktijk vaak toe, zelfs tot in de kleine dagelijkse bezigheden.
Bijvoorbeeld bij aankoop voor een voorraad van kantoormateriaal:

Plan: Aan de hand van een checklist maak je je lijstje op welke artikelen je nodig hebt en je bepaalt bij welke leverancier je bestelt.

Do: Vervolgens ga je online je artikelen bestellen. Terwijl je door de online shop loop en je digitaal winkelmandje vult, kijk je op je checklist welke artikelen je nog mist en werkt het lijstje af.

Check: De bestelling wordt geleverd, je plaatst alle artikelen op de desbetreffende plaats en ondertussen controleer je of je alle benodigdheden hebt gekocht. Plots merk je dat je een artikel bent vergeten meebestellen omdat dit niet frequent wordt gebruikt en/of besteld.

Act: je besluit vervolgens om een nabestelling te doen en het artikel mee op te nemen in je checklist.

Uiteindelijk heb je van een vrijwel lege voorraadkast aan kantoormateriaal, doelgericht toegewerkt naar een voorraadkast die voldoende gevuld is om jouw medewerkers optimaal hun te werk te laten doen zonder gezeur dat bv het papier op is voor de printer ed…

Wil jij meer weten hoe je in je administratie met PDCA intelligenter kan werken?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.


Wil jij je Powerpoint-werk versnellen?

Wil jij je Powerpoint-werk versnellen?

29.03.2018

Heeft uw bedrijf een huisstijl die zijn nut al heeft bewezen? Omdat hij uniek is en uitstraling heeft? Dan hoort hij eigenlijk in al uw professionele documenten thuis. Ik zie vaak dat in presentaties in PowerPoint de huisstijl vaak niet goed wordt doorgevoerd, terwijl dit wel gebeurd bij de offertes, facturen, visitekaartjes, de website en e-mails. Zonde, want een presentatie waarin de randvoorwaarden van de huisstijlregels worden aangehouden blijft veel beter hangen bij je publiek.

Wil jij er voor zorgen dat al je medewerkers in je bedrijf gemakkelijk een presentatie kunnen aanpassen en maken en deze ook voldoet aan je huisstijl? Dan maak je een sjabloon en als je het helemaal goed wil aanpakken, combineer je dit met het maken van een diamodel. De eerste maal vergt het wel wat werk, later bespaart het je veel tijd.

1. Start met een diamodel

Je gebruikt een diamodel om de lettertypes, kleuren, logo’s en dergelijke vast te leggen. Het grootse voordeel is dat als gebruikers een nieuwe dia toevoegen, ze automatisch de passende huisstijl hebben.

Ga in je menubalk naar “Beeld” en kies voor “Diamodel”. Je krijgt nu een diareeks met verschillende indelingen waarbij je in de eerste alle elementen kan vastzetten zoals het lettertype, letterkleur, achtergrondkleur, logo’s, voetteksten, kleurenschema. Wanneer alles naar wens is druk je  op “overal toepassen” en zie je dat het diamodel en de daarbij horende indelen automatisch dezelfde uitstraling krijgen. Het kleurenschema zorgt er voor wanneer de gebruiker een grafiek toevoegt, deze de kleuren krijgt die jij vooraf instelde.

2. Verschillende indelingen

Zorg er voor dat iedere dia de indeling heeft die er bij past. Wil je een indeling toevoegen of wijzigen in je diareeks? Ga dan op de menubalk naar “Beeld” -> “Diamodel” en ga op één van de indelingen staan en kies voor “tijdelijke aanduiding invoegen”. Hier kan je kiezen voor tekst, afbeelding, media of een combinatie van deze dingen.

3. Maak er een sjabloon van !

Ben je klaar met het bewerken van het diamodel en de verschillende indelingen, klik dan in de menubalk op “Diamodel” op “modelweergave sluiten” of ga in de menubalk naar “Beeld” en kies voor “Normaal”

Als alles goed is, heb je nu een presentatie met één dia. Deze presentatie sla je nu op als sjabloon zodat deze niet snel of per ongeluk kan overschreven worden.

Dit doe je zoals volgt:

  • Ga in de menubalk naar “Bestand”
  • Kies “sla op als”
  • Kies dan voor “Powerpoint sjabloon”

4. Aan de slag

Open je sjabloon, voeg nieuwe dia’s toe per dia kan je kiezen welke indeling je kiest. Door op de rechtermuisknop te klikken, scrol je naar “indeling” en kies je hier voor de indeling die je voor je dia wilt.

Dikwijls worden bij Powerpoint-presentaties de indeling “leeg” gebruikt. Om tekst of titels te plaatsen gebruikt me dan tekstvakken. Het grote nadeel hiervan is dat deze tekstvakken niet luisteren naar je diamodel. Als je dus een afzonderlijk tekstvak invoegt om een titel te maken, zal de opmaak van die titel niet voldoen aan de huisstijl. Het is dus belangrijk om je titels in de daarvoor bestemde indeling te zetten. Wil je toch je titels wijzigen? Doe dit dan in het diamodel dan kan je in één klap alle tittels van je presentatie wijzigen van kleur, lettertype,….

Wil jij meer weten hoe efficiënt je met PowerPoint kan werken?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.