Met PDCA intelligenter werken in je bedrijf?

De PDCA-cyclus wordt vaak gebruikt bij een grote verandering, maar vergeet niet dat een nieuwe workflow of een andere manier van offreren ook een verandering is. Het kan ook perfect gebruikt worden voor de implementatie van de GDPR wetgeving.

Om optimaal te verbeteren of veranderingen in processen te kunnen bewerkstelligen, betrek je er iedereen bij, werknemers, managers, projectleiders, afdelingsverantwoordelijken – starten/werken vanuit de werkvloer zelf. Zo bereik je de beste resultaten en groeit iedereen mee.

PDCA staat voor:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Deze stappen worden uitgevoerd in een vast stramien. Het  is het “Principe van Constant Verbeteren”. Voor de presentatie hiervan kan gebruik worden gemaakt van visuele hulpmiddelen zoals scorecards of dashboards.

Veel bedrijven blijven tussen “P” en “D” hangen en vergeten om vervolgens de stap “C” en “A” uit te voeren.

Plan Do Check Act kan u helpen wanneer…

  • uw strategie tekort schiet omdat deze niet meer duidelijk is en niet meer toekomstbestendig is
  • het te lang duurt voordat u uw doelen bereikt, het gaat niet  vooruit
  • het verloop van uw beste medewerkers hoog is
  • steeds maar weer dezelfde fouten worden gemaakt en er niet gezocht wordt naar een structurele oplossing of aanpak

1. Plan

Vooraleer een plan op te stellen, dient eerst het probleem gedefiniëerd te worden. Wat is het probleem? Wat is de oorzaak van het probleem. Wat zijn de eigenschappen van het probleem (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe)?

Eens dit duidelijk is, stel je het “Plan van aanpak” op waarin doelstellingen en verbetermaatregelen worden in opgenomen. In de fase van het “Plan” dient de basis van het probleem en de aanpak omschreven te zijn.  Iedereen moet zich hierin kunnen vinden zodat de richting van het project vaststaat.

2. Do

Hier dienen de acties uitgevoerd te worden. Hiervoor zou men gebruik kunnen maken van een gecontroleerde testomgeving om verbetermaatregelen allereerst kleinschalig te introduceren. Hoe reageert het proces (4M’s: Mens, Materiaal, Machine en Methode) op de verbetering?

Zorg er altijd voor dat de uitvoering gebeurt met alle betrokkenen, niet alleen de projectleden of managers. Het is belangrijk om ook de operationele werknemers uit het betreffende proces te betrekken in het PDCA-principe. Zo wordt er op deze manier niet enkel betrokkenheid gecreëerd maar ook een directe verantwoordelijkheid. Tevens is het zeer belangrijk naast de uitvoering eveneens te registreren!

Hier mag er geëxperimenteerd worden de “Try and Test” is juist de essentie van de Do- en Check- stap. Bovendien is kunnen experimenteren bepalend voor het eigenaarschap van oplossingen voor de dagelijkse problemen en knelpunten.

3. Check!

Wat is er daadwerkelijk gerealiseerd tegen over de targets die gepland stonden? In deze fase worden de uitgevoerde activiteiten en de bereikte resultaten vergeleken met de doestellingen vanuit het opgestelde plan. Hiervoor is het belangrijk goede en betrouwbare data over de activiteiten te vergaren.

In dit stadium worden eventuele afwijkingen ten opzichte van het plan geïdentificeerd en verklaard. Zowel de positieve als de minder positieve aspecten worden hier zo objectief mogelijk geanalyseerd teneinde de geboekte resultaten te beoordelen. De resultaten van deze fase zullen bepalen welke aspecten moeten worden bijgestuurd (Act).

4. Act

Uit de resultaten van de voorgaande fasen kunnen er besluiten worden genomen of acties uitgezet worden om de resultaten de verbeteren. Daarnaast is het essentieel de behaalde resultaten te borgen en deze zeker te stellen voor de toekomst op de korte én lange termijn. Een terugval in het verbetertraject moet worden voorkomen.

5. Toepassen

Onbewust passen we het In de praktijk vaak toe, zelfs tot in de kleine dagelijkse bezigheden.
Bijvoorbeeld bij aankoop voor een voorraad van kantoormateriaal:

Plan:Aan de hand van een checklist maak je je lijstje op welke artikelen je nodig hebt en je bepaalt bij welke leverancier je bestelt.

Do:Vervolgens ga je online je artikelen bestellen. Terwijl je door de online shop loop en je digitaal winkelmandje vult, kijk je op je checklist welke artikelen je nog mist en werkt het lijstje af.

Check: De bestelling wordt geleverd, je plaatst alle artikelen op de desbetreffende plaats en ondertussen controleer je of je alle benodigdheden hebt gekocht. Plots merk je dat je een artikel bent vergeten meebestellen omdat dit niet frequent wordt gebruikt en/of besteld.

Act: je besluit vervolgens om een nabestelling te doen en het artikel mee op te nemen in je checklist.

Uiteindelijk heb je van een vrijwel lege voorraadkast aan kantoormateriaal, doelgericht toegewerkt naar een voorraadkast die voldoende gevuld is om jouw medewerkers optimaal hun te werk te laten doen zonder gezeur dat bv het papier op is voor de printer ed…

Wil jij meer weten hoe je in je administratie met PDCA intelligenter kan werken?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.