2019 Staat voor de deur. Welke papieren mag je deleten?

18.12.2018

2018 loopt op zijn laatste benen, en wie wil er nu niet goed voorbereid aan 2019 beginnen? Dat betekent grote opkuis in de administratie of archief van je bedrijf. Sommigen onder ons zijn er al flink aan bezig, anderen wachten er nog even mee. Goed begonnen is altijd half gewonnen, en daarom beantwoorden we de volgende vraag: welke documenten bewaren en welke weggooien? Mag ik alle documenten verticaal klasseren, of enkel die van een welbepaald jaar of jaren? Wat moet ik nog bijhouden voor als een belasting- of btw-controleur me in 2019 vereert met een bezoek?

Welke documenten bewaren?

Uiteraard moet je de ‘echte’ boekhoudkundige documenten bewaren, en dat zowel voor de belastingen als voor de btw. Hieronder lijsten we de documenten die je moet bijhouden even op.

  • Jaarrekening
  • Facturen
  • Grootboek
  • Bankuittreksels
  • Inventaris
  • Contracten
  • Bestelbonnen
  • Leveringsbons
  • Professionele agenda’s
  • Briefwisseling en mails
  • Aandelenregister
  • Analyses
  • Boekhoudprogramma’s
  • ….

Hoe dit alles bewaren?

Je mag alle bovenstaande documenten bewaren op papier, op een digitale drager of op een combinatie van beide. Kies je ervoor om alles volledig digitaal te bewaren? Zorg er dan voor dat je kan garanderen dat de bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar blijven.

Waar deze documenten bewaren?

Normaliter moet je je boekhoudkundige documenten en boekhouding bijhouden op de zetel van je bedrijf. Is je boekhouding tijdelijk aanwezig bij je boekhouder om die bij te werken? Dat vormt op zich geen enkel probleem. Het wordt andere koek als je je boekhouding of een deel ervan permanent op een andere plaats dan op de zetel van je bedrijf bijhoudt. Want dat kan niet zomaar.

Een andere digitale bewaaroptie? Je kan en mag je digitale documenten ook in ‘the cloud’ bewaren. Je hoeft daarvoor maar aan één voorwaarde te voldoen. En dat is? Je moet over een gewaarborgde online toegang beschikken in België.

Hoelang alles bewaren?

De algemene regel is 7 jaar. Dat wil zeggen dat je alles moet bijhouden tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Die 7 jaar beginnen te tellen vanaf 1 januari van het jaar of vanaf de eerste dag van het boekjaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding of boekjaar.

Nogal abstract, niet? We illustreren het bovenstaande even met een voorbeeld. Gebeurt de afsluiting van 2018 op 10 januari 2019? Dan zal je dat boekjaar moeten bijhouden tot 11 januari 2026. Logisch, toch?

Welke documenten bewaren? Let op deze uitzonderingen

Voor sommige documenten voorziet art. 11,§5 KB/Btw nr. 3 andere bewaartermijnen. Geen nood, je hoeft dat artikel niet in detail te gaan lezen. Dat hebben wij al voor jou gedaan. We geven hieronder kort de essentie.

  • Documenten over onroerende goederen
    Documenten over onroerende goederen moet je 15 en zelfs 25 jaar bijhouden. Waarom? Omdat de afgetrokken btw gedurende 15 jaar herzien kan worden. Vanaf 2019 wordt die termijn zelfs verlengd tot 25 jaar.
  • Investeringsfacturen
    Investeringsfacturen moet je tot 7 jaar na de laatste afschrijving bewaren.
  • Fiscaal overgedragen verlies
    Breng je een fiscaal overgedragen verlies in mindering in je aangifte? Dan moet je die boekhouding van het jaar waarin dat verlies plaatsvond bijhouden zolang de betrokken aangifte nog gecontroleerd kan worden. Het maakt niet uit hoe lang dat al geleden is.
  • Tabel van de bedrijfsmiddelen
    Op sommige documenten voor de zogenaamde tabel van de bedrijfsmiddelen zijn andere bewaartermijnen voorzien. Voor deze tabel verwijzen we toch naar art. 11,§5 KB/BTW nr. 3.

Het leukste gedeelte: welke documenten mag je weggooien in 2019?

Je mag alles van voor 2012 weggooien, deleten, verticaal klasseren, verbranden, zelfs opeten. Je doet ermee wat je wil. Houd alleen rekening met de uitzonderingen hierboven en dan mag je op de beide oren slapen.

Heb je antwoord gekregen op de vraag ‘Welke documenten moet ik bewaren?’ Heb je nog vragen over dit onderwerp, stel ze gerust. Ons verstand en kennis klasseren we nooit verticaal en delen we graag.

An Van de Moortel

(+32)0496/28.18.27

An@andersoffice.be

Anders Office GCV

Bruiloftstraat 6 – 9050 Gentbrugge

BE 0712.566.552