Wil jij snel informatie verzamelen over een project ?

27.09.2018

Er zijn al heel wat programma’s op de markt waarmee je een enquête kan maken, denk maar aan SurveyMonkey, Google Forms, Survio.com, via OneDrive,….. De lijstjes kan je met iedereen delen en je ontvangt de resultaten in Excel. Sinds de lancering van Microsoft Forms zijn de functies er van uitgebreid en deze app zit gewoon in je Office 365-omgeving. Forms is gebruiksvriendelijk en je kan snel een formulier/enquête aanmaken, je kan deze zelfs naar iedereen versturen ( ontvanger heeft geen account nodig ).

1. Start een formulier

Voor je begint kies je onder “mijn formulieren” voor een “nieuw formulier” of een “nieuwe quiz” en je kan meteen van start. Je vult de titel en ondertitel (wat achtergrondinfo van de vragenlijst) in en begint aan je vragen. Bij iedere vraag geef je aan welk soort vraag je wilt maken ( keuze, tekst, beoordeling, datum, classificatie, likert ). Bij iedere vraag kan je ook aangeven of deze verplicht moet ingevuld worden of niet. Dient een vraag verplicht ingevuld te worden dan loopt de vragenlijst niet door als je niet antwoordt.

Het is het sowieso een anonieme vragenlijst, er worden geen e-mailadressen bijgehouden. Meld dit wel bij de extra informatie. Wil je een gepersonaliseerde vragenlijst?  Vraag dan eerst naar de naam (en eventueel functie). Dit is dan je eerste vraag.

2. Soorten vragen

  • Tekst: hier kan je aangeven of er lang of kort geantwoord moet worden. Via de 3 puntjes ( die bij iedere vraag aanwezig zijn ) onderaan rechts bij de vraag kan er via “ondertitel” wat extra verduidelijking genoteerd worden bij de vraag. Je kan ook via de 3 puntjes “beperkingen” aangeven in welke range die moet liggen.
  • Keuze: hier maak je een keuzelijst waarbij 1 of meerdere antwoorden mogelijk zijn. Via “Optie Anders toevoegen” geef je aan wanneer niets van de keuzelijst in aanmerking komt men het ook zelf kan invullen.
  • Beoordeling: hier kan je met een aantal sterren of een cijfer aangeven in welke mate je een item beoordeelt. Via de 3 puntjes kan je via “label” aangeven wat de waarde is van je eerste cijfer/ster en je laatste cijfer/ster
  • Datum: hier kiest men via de kalender een datum.
  • Classificatie: Hier vul je de mogelijke opties in en kan degene die deze vraag beantwoordt de volgorde van de opties verplaatsen via de pijltjes.
  • Likert: hier kan je  laten aangeven in welke mate iets van toepassing is. Je vult de “opties” in met een waarde in welke mate iets van toepassing is en in “instructies” vul je dan het “iets” in.

Is je formulier af en je wil het herschikken, er moeten vragen weg of je wil er eentje kopiëren? Dat kan natuurlijk allemaal, de overeenstemmende icoontjes staan netjes in het menu van iedere vraag ( verplaatsen/herschikken via de pijltjes, verwijderen via de vuilbak en kopiëren via de documentjes ).

Wanneer je volledig klaar bent met je formulier kan je via de 3 puntjes recht bovenaan in het hoofdmenu van “Forms”, “Vertakkingen” activeren. Via “ Vertakkingen” bepaal je vanuit welk antwoord er al of niet naar een andere vraag moet doorverwezen worden.

3. Het formulier opsmukken

Via “Thema” in het de hoofmenubalk van “Forms” kan je uit een aantal achtergronden kiezen. Er is zelfs de mogelijkheid om je eigen thema ( vb huisstijl ) of logo te uploaden als achtergrond.

Bij iedere vraag heb je de mogelijkheid om jouw vraag op te smukken door Afbeeldingen of een filmpje, het maakt het invullen van een vragenlijstje meteen een stuk aantrekkelijker.

4. Ook mobiel ?

In het hoofmenu kan je onder voorbeeld kiezen uit mobiel en kan je bekijken hoe een dergelijke vragenlijst/formulier er op een mobieltje uit ziet. Het ziet er prima uit, zelfs op een klein scherm kan je alle velden gemakkelijk invullen.

5. Je formulier delen als sjabloon of voor samenwerking?

In “Forms” kan je met meerderen samen aan de structuur en lay-out van het formulier werken. Dit doe je via “Delen” in het hoofdmenu en kies je voor ”een koppeling ophalen voor weergeven en bewerken”. Aan de bovenkant van het formulier of de vraag kan je het pictogram van de initialen zien van elke persoon die wijzigen aanbrengt. Wil je het formulier al sjabloon doorgeven dan ga je terug naar “Delen” en kies je voor “een koppeling ophalen voor dupliceren”.

Met de knop ‘delen’ maak je ook een hyperlink naar het formulier. Deze kan je niet enkel kopiëren maar ook omzetten in een QR-code, embedden op een website of meteen mailen.

6. De resultaten bekijken

Je opent je formulier/enquête en dan naar het tabblad “antwoorden”, daar zie je een mooi overzicht. Wil je de resultaten individueel bekijken, klik dan op de knop “resultaten weergeven”. Heeft er iemand in je formulier ongepaste taal gebruikt, verwijder dan alle reacties van die persoon in één keer via de 3 puntjes ( rechts in het midden van het tabblad ) en selecteer “alle antwoorden verwijderen”. Via “openen in Excel” worden de resultaten netjes weergegeven in kolommen, voor iedere vraag een kolom en voor iedere bevraagde een lijn + 2 kolommen met begin- en eindtijd  van de invullen van het formulier.