Magie met Office Lens?

Heb je ooit als eens een foto proberen maken van een document met je smartphone om deze dan digitaal te verzenden? Was je dan ook zo onhandig aan het mikken tot dat het document net binnen de lens viel? Op de koop toe kon je deze afbeelding nog niet eens bewerken. Wel …. Office Lens is een fantastische (gratis) app. voor zowel iOS, Android en Windows phone, die dit alles wel kan. Office Lens scant alles waar tekst of een afbeelding op staat, herkent deze en maakt er eender wel bestandsformaat van.

1. Altijd een scanner op zak

Office Lens kent verschillende modi, deze zijn nodig om de verschillende soorten input te kunnen scannen. Het is een manier om notities en info via de lens vast te kunnen leggen van documenten, whiteboards, handgeschreven notities, visitekaartjes, beeldschermen, schetsen, folders en zo veel meer.

Naargelang de keuze die je maakt  trekt Office Lens na het maken van de foto deze indrukwekkend mooi recht en wordt het leesbaarder gemaakt. Daarna kan je het gescande document opslaan als een Pdf-, Word-, PowerPoint- of fotobestand die je dan ook kan versturen via mail en zelfs later nog kan bewerken wanneer jet het document naar Word, OneNote of PowerPoint brengt.

2. Voor je een foto neemt, kies eerst je modus

Wanneer je Office Lens opent, kan je een modus kiezen ( Foto, document, Whiteboard of Visitekaartje)

Een foto: als je van een document een foto wilt maken.

Een document: is de modus voor alles waar tekst op staat. Zelfs voor de kleine lettertjes die je amper door de lens van je camera kan lezen, Office Lens detecteert ze allemaal in deze modus. Deze modus doet het ook goed voor bijvoorbeeld posters, menu’s, flyers, folders,…

Een whiteboard: is meestal moeilijker te fotograferen toch heeft Office Lens in deze modus genoeg functionaliteiten om deze scan te optimaliseren. Hier kan je de afbeelding zodanig aanpassen dat de achtergrond ietsje verduisterd wordt en de woorden gemakkelijker te lezen zijn.

Een visitekaartje: deze modus scant het visitekaartje, door daarna op de “+1” knop te klikken scan je de achterzijde van het visitekaartje in, klik daarna op “gereed” zo vormen je 2 scans één geheel. Deze scan wordt dan in OneNote opgeslagen, deze zorgt voor de tekstherkenning. Vervolgens wordt er ook een V-card gemaakt die je meteen aan je contactpersonen kunt toevoegen in je contactenlijsten van je account. Zelfs visitekaartjes in het Chinees worden herkent door Office Lens.

3. Bijwerken moeilijk?

Welke modus je ook kiest uit de hierboven opgesomde modi, snijdt Office Lens netjes het onderwerp uit dat je scant. Hij detecteert en verwijdert dan de achtergrond. Sta je niet exact recht voor of boven het object dat je wilt scannen, geen probleem, Office Lens trekt een schuine vorm altijd recht. Wil je toch een stuk extra uitsnijden, kan dat onmiddellijk na het scannen door de hoeken te verslepen. Staat je tekst op zijn kop, dan kan je de scan roteren.

4. Tevreden en dan opslaan/exporteren in een specifiek bestandsformaat

Tevreden met je scan? Kies dan in welk formaat en waar je je scan wil opslaan. Kies eerst je account, voeg een titel toe en kies vervolgens voor het bestandsformaat.

Word-formaat: voor gedrukte of handgeschreven tekst. De tekst alsook de documentindeling en opmaak worden herkend zodat je later het gescande document nog kan bewerken of wijzigingen kan aanbrengen. Leuk toch? Het bespaart je een heleboel inputwerk.

PowerPoint-formaat: lijnen worden omgezet naar tekenobjecten die je eveneens kan bewerken. Achtergronden van tekeningen kan je verwijderen zodat je ook enkel de tekening kan gebruiken in andere presentaties.  Wat helemaal fun is, is wanneer je meerdere foto’s/tekeningen en documenten in chronologische volgorde achter elkaar scant je er onmiddellijk een presentatie van maken.

Pdf-formaat: in dit formaat worden de tekstgegevens opgehaald waarin je later deze kan doorzoeken alsook een deel tekst markeren of kopiëren met je PDF-reader-app.

Heb je één van deze formaten gekozen dan kan je je bestanden opslaan in OneNote of OneDrive. Je kan ze ook opslaan in je lokale fotogalerij op je smartphone, zo kan je de titel ook aanpassen, je kan mislukte scans of bestanden verwijderen of je kan ook bij verkeerd een export deze opnieuw uitvoeren zonder ze opnieuw te scannen.

5. Importeren

Je hebt in je lokale galerij op je smartphone een aantal foto’s die je wil exporteren/opslaan naar bovenstaande bestandsformaten. Hoe doe je dat dan? Via het icoontje van afbeelding kan je door je galerij scrollen en de gewenste foto nemen. Via het menu bovenaan kan je kiezen in welke modus ja afbeelding moet, deze kan je dan bewerken indien nodig en daarna opslaan in één van bovenstaande formaten.

6. Vree wijs

Onlangs mijn inschrijvingsbewijs van mijn wagen moeten opladen in een e-loket. Met Office Lens ging dit vrij snel. Voor het nemen van de foto in Office Lens mijn resolutie aangepast want meer dan 4 MB mocht ik niet opladen in het e-loket. Vervolgens een foto van de voorkant genomen en via de +1 of het cameraatje met een + van de achterzijde een foto genomen en dan het inschrijvingsbewijs in 1 geheel met een resolutie van minder dan 4MB kunnen opladen. Hoe wijs is dit niet?

Wil jij meer weten hoe je in je administratie met Office Lens sneller en gemakkelijker kan werken?  Aarzel dan niet om me te contacteren via an@andersoffice.be.