De magie van Office Lens in 6 toverformules

Heb je ooit als eens een foto proberen maken van een document met je smartphone om deze vervolgens digitaal te verzenden? Was je dan ook zo onhandig aan het mikken tot dat het document net binnen de lens viel? Op de koop toe kon je deze afbeelding nog niet eens bewerken. Office Lens is een fantastische (gratis) app voor zowel iOS, Android en Windows phone, die dit alles wel kan. Office Lens scant alles waar tekst of een afbeelding op staat, herkent dit en maakt er eender wel bestandsformaat van.

1. Altijd een scanner op zak!

Met Microsoft Lens heb je altijd een scanner op zak. Deze praktische tool maakt handscanners compleet overbodig. Lens is ook nog eens erg gebruiksvriendelijk. Je kunt er in enkele stappen gemakkelijk informatie mee opslaan. Het maakt niet uit van waar deze info afkomstig is. Office Lens kan teksten en afbeeldingen van verschillende dragers herkennen.

Office Lens kent verschillende modi. Die zijn nodig om de verschillende soorten input te kunnen scannen. Het is een manier om notities en info via de lens vast te kunnen leggen. Dan kan bv. bij documenten, whiteboards, handgeschreven notities, visitekaartjes, beeldschermen, schetsen, folders en zo veel meer.

Naar gelang de keuze die je maakt, trekt Office Lens na het maken van de foto deze indrukwekkend mooi recht en wordt alles leesbaarder gemaakt. Daarna kan je het gescande document opslaan als een Pdf-, Word-, PowerPoint- of fotobestand. Dit bestand kan je dan versturen via mail en zelfs later nog bewerken in Word, OneNote of PowerPoint.

2. Kies je modus en neem je foto

Wanneer je Office Lens opent, kan je een modus kiezen: foto, document, whiteboard of visitekaartje.

• Een foto: deze modus kies je als je van een document een foto wilt maken.
• Een document: deze modus is geschikt voor alles waar tekst op staat. Zelfs de kleine lettertjes die je amper door de lens van je camera kan lezen kan Office Lens detecteren in deze modus. Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor het bewaren van posters, menu’s, flyers, folders, …
• Een whiteboard: deze modus is speciaal ontwikkeld om whiteboards mee vast te leggen. Deze zijn namelijk meestal moeilijker te fotograferen. Met Office Lens heb je in deze modus zelfs genoeg functionaliteiten om een dergelijke scan te optimaliseren. Je kan hiermee je afbeelding zodanig aanpassen dat de achtergrond ietsje verduisterd wordt en de woorden gemakkelijker te lezen zijn.
• Een visitekaartje: met deze modus scan je alle visitekaartjes. Na het gebruiken van je camera druk je op de ‘+1’-knop en scan je ook de achterzijde van het visitekaartje in. Druk daarna op ‘gereed’ zodat je 2 scans één geheel vormen. Deze scan wordt dan in OneNote opgeslagen. Dit programma zorgt voor de tekstherkenning. Vervolgens wordt er ook een V-card gemaakt die je meteen aan je contactpersonen kunt toevoegen in de contactenlijsten van je account. Zelfs visitekaartjes in het Chinees worden herkent door Office Lens!

3. Bewerk je scan

Welke modus je ook kiest uit de hierboven opgesomde modi, Office Lens snijdt netjes het onderwerp uit dat je scant. Hij detecteert en verwijdert dan de achtergrond. Sta je niet exact recht voor of boven het object dat je wilt scannen? Dat is geen enkel probleem. Office Lens trekt een schuine vorm altijd recht. Wil je toch een stuk extra uitsnijden, dan kan dat onmiddellijk na het scannen door de hoeken te verslepen. Staat je tekst op zijn kop, dan kan je de scan roteren. Je scan bijwerken is dus een fluitje van een cent!

4. Sla je scan op / Exporteer je scan

Ben je tevreden met je scan? Kies dan waar en in welk formaat je je scan wil opslaan of exporteren. Kies eerst je account, voeg een titel toe en kies vervolgens het bestandsformaat. Er zijn 3 specifieke bestandsformaten te selecteren.

• Word-formaat: dit formaat is geschikt voor gedrukte of handgeschreven tekst. De tekst alsook de documentindeling en opmaak worden herkend zodat je later het gescande document nog kan bewerken of wijzigen. Leuk toch? Het bespaart je een heleboel inputwerk.
• PowerPoint-formaat: kies je dit formaat, dan worden alle lijnen omgezet naar tekenobjecten die je eveneens kan bewerken. Achtergronden van tekeningen kan je verwijderen zodat je ook enkel de tekening kan gebruiken in andere presentaties.  Wat helemaal fun is, is dat wanneer je meerdere foto’s/tekeningen en documenten in chronologische volgorde achter elkaar scant, dat je er onmiddellijk een presentatie van kan maken.
• Pdf-formaat: in dit formaat worden de tekstgegevens opgehaald. Achteraf kun je hierin op trefwoord gaan zoeken of een deel tekst markeren of kopiëren met je PDF-reader-app.

Heb je één van deze formaten gekozen dan kan je je bestanden opslaan in OneNote of OneDrive. Je kan ze ook opslaan in je lokale fotogalerij op je smartphone. Ook de titel kan je nog aanpassen. Je kan mislukte scans of bestanden verwijderen of bij een verkeerde export deze opnieuw uitvoeren zonder opnieuw te moeten gaan scannen.

5. Importeer bestanden

Je kunt ook lokale bestanden exporteren naar bovenstaande bestandsformaten. Dit kun je bijvoorbeeld doen met de fotobestanden in de galerij op je smartphone.

Hoe doe je dat?

Via het icoontje van afbeelding kan je door je galerij scrollen en de gewenste foto nemen. Via het menu bovenaan kan je kiezen in welke modus ja afbeelding moet. Deze kan je dan bewerken indien nodig en daarna opslaan in één van bovenstaande formaten, op dezelfde manier als hierboven beschreven.

6. Vree wijs

Onlangs moest ik het inschrijvingsbewijs van mijn wagen opladen in een e-loket. Met Office Lens ging dit vrij snel. Voor het nemen van de foto in Office Lens moest ik mijn resolutie een beetje aanpassen, want meer dan 4 MB mocht ik niet opladen in het e-loket. Vervolgens nam ik een foto van de voorkant en dan via de +1 of het cameraatje met een + ook van de achterzijde. Tenslotte heb ik dan met behulp van Lens mijn inschrijvingsbewijs in 1 geheel kunnen opladen, met een resolutie van minder dan 4MB. Hoe wijs is dit?