Wat zijn jouw productiviteitskillers of, anders gezegd, hoe geraak je minder snel afgeleid?
Dat is een van de meest gestelde vragen van vandaag, want ‘niet af te leiden zijn’ lijkt wel dé vaardigheid van de 21ste eeuw. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen met alle biepjes, plingetjes van Facebook, Whatsapp, Twitter… en met alle notificaties van je e-mails. Wellicht probeer je daarnaast ook nog eens te multitasken? Goed gek! Zeg maar vaarwel tegen je productiviteit.
Afleiding is vandaag echt overal te vinden en dat is nu net het probleem. Ben je op zoek naar zakelijke informatie? Dan passeert er gegarandeerd een interessant of leuk berichtje dat je aandacht trekt. Of érger nog: een amusant katten- of hondenfilmpje dat je echt wel even wil bekijken. Lap, daar gaan alweer enkele kostbare minuten de lucht in.
De vele afleidingen leiden ook tot uitstelgedrag. En als excuus krijg je dan ook vaak te horen dat je als kleine ondernemer geen enkele e-mail/berichtje wil missen van je klanten… Ja ja.
Maar oké. Hoe ban je nu die productiviteitskillers? Met andere woorden: hoe geraak je minder snel afgeleid?
Multitasken? Haal het uit je hoofd!
Multitasken is het idee dat je twee of meer dingen tegelijk doet en op die manier veel efficiënter zou werken. Even proberen? Het enige wat je hoeft te doen is luidop te zeggen in welke kleur de volgende woorden staan. Dus niet lezen wat er staat. Wel de kleur luidop zeggen.
Best lastig, niet?
Of je nu vrouw of man bent: multitasken werkt absoluut niet. Het brein kan zoiets gewoonweg niet aan. Wat we werkelijk doen is switchtasken of serial tasken. Hieruit wordt alvast duidelijk dat we taken niet parallel kunnen uitvoeren.
Alleen ons lichaam kan dat: ademen, voedsel verwerken, bloed rondpompen en deze tekst lezen. Weet je wat een goeie manier is om te multitasken? Een taak beginnen of opstarten die dan in de achtergrond kan draaien.
Blijf je hardnekkig multitasken?
- Dan ga je vroeg of laat fouten maken.
- Dan zal sowieso één of meer van je taken eronder gaan lijden.
- Dan daalt je productiviteit terwijl je eigenlijk kwaliteit wil nastreven.
Door te multitasken verlies je telkens weer je focus en kost het telkens weer tijd om de draad van de taak opnieuw op te pakken. Je denkt vaak dat je goed bezig bent door verschillende zaken tegelijk te (willen) doen. In de realiteit gaat dit echter ten koste van je productiviteit.
Hoe geraak je minder snel afgeleid?
Vaak realiseren we grote veranderingen door te starten met enkele kleine dingetjes. Hieronder vind je een aantal lifehacks waarmee je razendsnel je productiviteit opschroeft en véél minder snel afgeleid geraakt.
1. Doe één taak tegelijk
Doe één taak tegelijk en neem de tijd om ze af te maken voordat je aan een andere begint. Het klinkt eenvoudig, maar het is wel de basis van je productiviteit. Je hoeft niet per se de taak af te werken, zolang je maar niet met twee taken tegelijk bezig bent. Het is essentieel dat je werk afwisselt met rust om productief te zijn of te blijven. Hiervoor zou je de pomodoro-techniek kunnen gebruiken. Je deelt je werk op in perioden van 25 minuten, en daar tussenin neem je korte pauzes. Hier stel je je pomodoro-timer in.
2. Neem de koe bij de horens
Hoe geraak je minder snel afgeleid? Simpel: start met het belangrijkste eerst. Neem de belangrijkste taak die op je bordje ligt en ga daarmee eerst aan de slag. Wil je toch eerst nog je e-mails bekijken? Oké, maar beperk je dan tot degene die nu antwoord nodig hebben.
3. Je hoofd is geen opslagplaats
Sla geen taken op in je hoofd. Dat zorgt ervoor dat die taken om de haverklap zitten te schreeuwen om aandacht. Gebruik liever een to-do-app als OneNote, Wunderlist ( applicatie stopgezet in 2020 ), Trello of Todoist.
4. Plan je werkdag in
Dat ligt toch voor de hand, niet? Als je je werkdag op voorhand inplant, werk je gestructureerder en een stuk effectiever. Toch doen veel ondernemers dit niet. Ze denken dat het te veel moeite kost, dat alles moeilijk in te plannen valt en er toch altijd wel iets onverwachts tussenkomt.
Het is waar, niet alles kan je honderd procent goed inplannen en er kunnen inderdaad zaken tussenkomen die je aandacht vragen. Weet wel dat een goed uitgedachte planning cruciaal is om productief te werken én minder snel afgeleid te geraken. Als je ergens niet aan toe komt, neem het dan gewoon mee op in je planning om er later verder aan te werken. Een goede app die je daarvoor kan gebruiken is Todoist.
5. Vliegtuigmodus
Je gebruikt aan de lopende band e-mail, internetbankieren, Skype, sociale media, online boekhouden, … Al deze zaken helpen jou bij het ondernemen. Je kan tegenwoordig niet meer zonder. Helaas bezorgt dat alles je iets te veel afleiding en voor je het beseft verspil je er uren per week aan zonder dat het echt iets oplevert. Al die apps en programmaatjes kunnen al snel productiviteitskillers worden.
Je kan natuurlijk met jezelf proberen af te spreken dat je maar eenmaal per dag je sociale media checkt en bijvoorbeeld driemaal per dag je e-mails (’s morgens, op de middag en in de late namiddag). Voor sommigen werkt dit inderdaad, maar niet voor iedereen. Werkt dit toch niet voor jou en wil je je socialemediagebruik in toom houden? Gebruik dan de volgende apps:
- News feed eradictor: deze extensie vervangt je hele Facebook-timeline door een leuke inspirerende quote. Weg met die afleidingen! Als er nu niks meer is om op te klikken, word je niet langer opgeslorpt door de afleidingen die Facebook te bieden heeft.
- Cold Turkey: hiermee kan je niet alleen websites blocken, maar ook je applicaties (zoals je e-mailclient of een spelletje op je computer). Het handige hiervan is dat je zelf je schema’s bepaalt. Zo kan je instellen dat tussen 10 en 13 uur Facebook, Twitter, … geblokt moeten worden op je computer. Tussen 10 en 13 uur kan je dan de geblokte websites en applicaties niet meer openen.
- Rescue Time: hier zie je exact hoeveel tijd je aan welke activiteiten besteedt. Je ziet ook hoelang je op Facebook en je favoriete nieuwssite hebt gezeten en dat is hoogstwaarschijnlijk veel te lang 😊
En wat nog het eenvoudigste is om minder snel afgeleid te geraken? Zet je telefoon in vliegtuigmodus of demp al je meldingen.
