Wil jij snel informatie verzamelen over een project?

Er zijn al heel wat programma’s op de markt waarmee je een enquête kan maken. Hiermee kun je snel informatie verzamelen over allerhande onderwerpen. Denk maar aan SurveyMonkey, Google Forms, Survio.com, … Dit kan zelfs via OneDrive. De lijstjes kan je met iedereen delen en je ontvangt de resultaten in Excel. Sinds de lancering van Microsoft Forms zijn de functies ervan al uitgebreid en deze app zit gewoon in je Office 365-omgeving. Forms is gebruiksvriendelijk en je kan snel een formulier/enquête aanmaken. Je kan ze zelfs naar iedereen versturen zonder dat de ontvanger per se een Office-account nodig heeft.

1. Start een formulier

Voor je begint, kies je onder ‘mijn formulieren’ voor een ‘nieuw formulier’ of een ‘nieuwe quiz’. Daarna kan je meteen van start gaan. Je vult de titel en ondertitel in (wat achtergrondinfo van de vragenlijst) en begint je vragen op te stellen. Telkens geef je aan om welk soort vraag het gaat: (meer)keuze, tekst, beoordeling, datum, classificatie, ‘likert’, … Bij iedere vraag kan je ook aangeven of deze verplicht moet ingevuld worden of niet. Moet een vraag verplicht ingevuld worden, dan loopt de vragenlijst niet door als je niet antwoordt.

Anoniem antwoorden

Het is het sowieso altijd een anonieme vragenlijst, er worden geen e-mailadressen bijgehouden. Meld dit wel bij de extra informatie. Wil je een gepersonaliseerde vragenlijst?  Vraag dan eerst naar de naam (en eventueel functie) van de bevraagde. Dit is dan je eerste vraag.

2. Soorten vragen

• Tekst: hier kan je aangeven of er lang of kort geantwoord moet worden. Via de 3 puntjes, die bij iedere vraag rechts onderaan aanwezig zijn, kunnen kandidaten via ‘ondertitel’ wat extra verduidelijking noteren bij de vraag in kwestie. Je kan ook via de 3 puntjes ‘beperkingen’ aangeven in welk bereik die moet liggen.
• Keuze: hier maak je een keuzelijst waarbij 1 of meerdere antwoorden mogelijk zijn. Via ‘Optie Anders toevoegen’ geef je aan dat wanneer niets van de keuzelijst in aanmerking komt, men deze lijst ook zelf kan invullen.
• Beoordeling: hier kan je met behulp van een aantal sterren of een cijfer aangeven in welke mate je een item beoordeelt. Door op de 3 puntjes te klikken kan je via ‘label’ aangeven wat de waarde is van je eerste cijfer/ster en je laatste cijfer/ster
• Datum: hier kiest men via de kalender een datum.
• Classificatie: hier vul je de mogelijke opties in en kan degene die deze vraag beantwoordt de volgorde van de opties verplaatsen via de pijltjes.
• Likert: hier kan je laten aangeven in welke mate iets van toepassing is. Je vult de ‘opties’ in met de mate waarin iets van toepassing is (waarde) en in ‘instructies’ vul je dan dat ‘iets’ in.

Is je formulier af en wil je het herschikken? Moeten er vragen weg of je wil er eentje kopiëren? Dat kan natuurlijk allemaal! De overeenstemmende icoontjes staan netjes in het menu van iedere vraag.

• Verplaatsen/herschikken doe je met behulp van de pijltjes.
• Je klikt op het vuilbakje om vragen te verwijderen.
• Kopiëren doe je door op het icoon te klikken met de documentjes.

Wanneer je volledig klaar bent met je formulier kan je via de 3 puntjes recht bovenaan in het hoofdmenu van ‘Forms’ ‘Vertakkingen’ activeren. Via ‘Vertakkingen’ bepaal je vanuit welk antwoord er al of niet naar een andere vraag moet doorverwezen worden.

3. Het formulier opsmukken

Via ‘Thema’ in het de hoofmenubalk van ‘Forms’ kan je uit een aantal achtergronden kiezen. Er is zelfs de mogelijkheid om je eigen thema (vb. je huisstijl ) of logo te uploaden als achtergrond.

Bij iedere vraag heb je de mogelijkheid om jouw vraag op te smukken met een afbeeldingen of een filmpje. Het maakt het invullen van een vragenlijstje meteen een stuk aantrekkelijker. Wil je snel informatie verzamelen, dan is een beetje verfraaiing geen overbodige luxe.

4. Ook mobiel?

In het hoofmenu kan je onder voorbeeld kiezen uit mobiel en kan je bekijken hoe een dergelijke vragenlijst/formulier er op een mobieltje uitziet. Het ziet er altijd prima uit. Zelfs op een klein scherm kan je alle velden gemakkelijk invullen.

5. Je formulier delen als sjabloon of voor samenwerking?

In ‘Forms’ kan je met meerdere mensen samen aan de structuur en lay-out van het formulier werken. Dit doe je via ‘Delen’ in het hoofdmenu. Vervolgens kies je voor ‘een koppeling ophalen voor weergeven en bewerken’. Aan de bovenkant van het formulier of de vraag kan je het pictogram van de initialen zien van elke persoon die wijzigen aanbrengt. Wil je het formulier al sjabloon doorgeven dan ga je terug naar ‘Delen’ en kies je voor ‘een koppeling ophalen voor dupliceren’.

Met de knop ‘delen’ maak je ook een hyperlink naar het formulier. Deze kan je niet enkel kopiëren maar ook omzetten naar een QR-code, embedden op een website of meteen mailen.

6. De resultaten bekijken

Om de resultaten van je formulier/enquête te zien, ga je naar het tabblad ‘antwoorden’. Daar krijg je een mooi overzicht. Wil je de resultaten individueel bekijken, klik dan op de knop ‘resultaten weergeven’. Heeft er iemand in je formulier ongepaste taal gebruikt, verwijder dan alle reacties van die persoon in één keer via de 3 puntjes (rechts in het midden van het tabblad) en selecteer ‘alle antwoorden verwijderen’. Via ‘openen in Excel’ worden de resultaten netjes weergegeven in kolommen. Iedere vraag komt dan in een kolom te staan en iedere bevraagde in een rij + 2 kolommen met de begin- en eindtijd  van het invullen van het formulier.

Wil je al lang een vragenlijst of enquête opstellen? Dan hoef je dit alvast niet langer uit te stellen. Wil je snel informatie verzamelen? Je weet nu hoe dat moet! Open Office Forms op je computer en ga meteen aan de slag!