Een uitnodiging maken voor een event? Zo gepiept!

Je wilt een ‘Save the date’ prikken of een uitnodiging maken voor een event? Maar je wilt geen tijd steken in het controleren van de acceptaties ervan? Dan stuur je het best geen Outlook-uitnodiging of vergaderverzoek, want de kans dat er zaken fout lopen voor Gmail- en Applegebruikers is groot.

Ook een mailtje sturen met de nodige info is niet ideaal, want dan loop je het risico dat de genodigde de meeting niet in zijn agenda zet. In dat geval moet de ontvanger trouwens extra stappen ondernemen om de info in een agenda-afspraak om te zetten. De kans is groot dat de mail uit het zicht verdwijnt en de afspraak wordt vergeten. Gelukkig kan je heel efficiënt een uitnodiging maken voor een groot event. We geven hieronder wat uitleg.

1. Het event zélf inplannen

Een uitnodiging maken voor een event begint met een eenvoudige stap. Ga naar je agenda en maak een ‘nieuwe gebeurtenis’ aan via de menubalk. In het tekstvak kan je alle info kwijt die jouw genodigden nodig hebben om naar de activiteit of het event te komen. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande zaken.

• Adres
• Wegbeschrijving
• Tijdschema
• Dresscode
• Zaken die ze al dan niet moeten meebrengen
• Eventueel de flyer of uitnodiging in pdf als bijlage

Bewaar de gebeurtenis vervolgens in je eigen agenda.

2. Een iCalendar uitnodiging maken en versturen

Optie 1: iCalendarbestand versturen als uitnodiging

Je verstuurt een iCalenderbestand naar je genodigden.

• Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan.
• Steek er alle nodige info in.
• Stuur die dan door als iCalendarbestand.

De ontvanger klikt vervolgens op de bijgevoegde iCalendar en voegt die onmiddellijk toe in zijn eigen agenda.

Optie 2: iCalender als bijlage bij e-mail

Je verstuurt een e-mailuitnodiging waarbij je de iCalender toevoegt als bijlage.

• Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan.
• Steek er alle nodige info in
• Kies ‘Bestand’ en dan voor ‘Opslaan als’
• Sla het op als een iCalendarformaat (*.ics )
• Bewaar het in je documenten
• Voeg die dan telkens toe in je e-mails

Ook dit is een makkelijke manier om uitnodigingen te maken voor een event. Wil je nog zaken veranderen? Wijzig die dan meteen in je ‘bronafspraak’ of in de originele afspraak in jouw kalender en sla die dan weer op.

Optie 3: Een hippe hyperlink toevoegen

De hyperlink kan bestaan uit een tekstje of een button die je zelf maakt. Onze tip: Google eens op (inschrijf)button en je krijgt allerlei bruikbare voorbeelden.

Deze hyperlink hoef je zelfs niet per mail te versturen, je kan die ook via diverse socialemediakanalen verspreiden (handig bij uitnodigingen voor grotere events). Via een hyperlink kunnen de genodigden met één klik je uitnodiging toevoegen aan hun agenda/kalender. Handig, niet?

• Maak je ‘nieuwe gebeurtenis’ aan.
• Steek er alle nodige info in.
• Kies ‘Bestand’ en dan voor ‘Opslaan als’.
• Sla het op als een iCalendarformat (*.ics).
• Bewaar het in je cloudomgeving (Dropbox, Google Drive, ICloud, website …).

Afhankelijk van de plaats en instellingen in de Cloud is het bestand al dan niet toegankelijk voor externen.

• Voeg een hyperlink toe in je mail, Twitter, webpagina, LinkedIn:
  • Selecteer je stukje tekst.
  • Via je rechtermuisknop kies je voor ‘koppeling’.
  • Selecteer vervolgens je opgeslagen iCalendar uit je cloudomgeving.

• Plaats een hyperlink achter een button:
  • Zoek je afbeelding.
  • Plaats deze afbeelding in je uitnodiging.
  • Klik erop met je rechter muisknop en kies voor ‘koppeling’.
  • Selecteer vervolgens je opgeslagen iCalendar uit je cloudomgeving.

3. Je maakt een complete interne activiteiten- of opleidingskalender

Een uitnodiging maken voor een event kan ook op deze efficiënte manier. Je maakt een kalender die continu toegankelijk is en waarin je gebeurtenissen kan toevoegen die iedereen – intern of extern – kan toevoegen naast hun eigen kalender/agenda. Bovendien worden de agenda’s automatisch bijgewerkt. Je deelt vervolgens de kalender vanuit Outlook.com.

Let wel, deze is enkel beschikbaar voor degene die een gratis Microsoft-account hebben.

Hoe ga je tewerk om een uitnodiging te maken voor een event?

• Ga naar je agenda.
• Ga via het lint onder tabblad ‘start’ naar ‘agenda openen’ en kies daar voor ‘nieuwe lege agenda maken’.
• Benoem je agenda.
• Plaats er al je activiteiten/opleidingen in.
• Klik op je nieuwe agenda met de rechtermuisknop en kies voor ‘delen’.
• Kies ‘agenda delen via e-mail’.
• Kies je genodigden.
• Geef hen vervolgens machtigingen en kies dan voor ‘alle gegevens’.

Hierdoor geef je iedereen toegang en is het aan hen zelf om via de knop ‘agenda toevoegen’ deze agenda in hun lijstje van agenda’s te zetten.

Als je de kalender intern wilt delen in je organisatie, geldt hetzelfde principe.

Wat doe je nu met die iCalendar-link?

• Ga naar je agenda.
• Ga via het lint onder tabblad ‘start’ naar ‘agenda openen’ en kies ‘van internet’.
• Plak vervolgens de link die je per mail hebt ontvangen in het vak.

Gebruik je Gmail? Om uitnodigingen te maken voor een event kies je in je agenda voor ‘De agenda van iemand anders toevoegen’ en dan voor ‘Via url’. Vervolgens plak je de url in het vakje.