In elk bedrijf is er veel informatie in digitale vorm aanwezig. Een werkbaar efficiënt beheer zorgt ervoor dat de informatie op een ordelijke en toegankelijke wijze aanwezig is. Bij digitaal archiveren is het niet altijd even gemakkelijk om een goede structuur op poten te zetten. Door simpelweg bestanden in een overzichtelijke mappenstructuur te bewaren en deze duidelijke bestandsnamen toe te kennen, springt men al een heel eind verder. Deze elementen vormen al de basis voor een efficiënt informatiemanagement.
Net zoals in een papieren document- en archiefbeheer is het even noodzakelijk om een goede structuur en organisatie te handhaven in je digitale bestanden. Door je bestanden effectief te beheren, schep je orde in die wirwar van bestanden. Dit biedt een aantal voordelen: je vermijdt dat er dubbels worden aangemaakt, je vermijdt dat bestanden verloren gaan of niet meer gevonden worden, er gaat minder tijd verloren met het zoeken naar informatie, … In onze maatschappij waarin we dagelijks met een overaanbod aan informatie kampen, zijn deze voordelen geen overbodige luxe.
Of je je bestanden nu op je harde schijf of op een gedeelde map in je netwerk opslaat, als je deze bestanden goed georganiseerd bewaart, dan bespaar je veel tijd.
Hoe ga jij van archiefkast naar harde schijf?
Kun jij in een mum van tijd je documenten terugvinden?
Lees snel mijn tips hieronder.
Tips bij digitaal archiveren
- Maak duidelijke afspraken rond wat digitaal en wat op papier bewaard wordt en rond de mappenstructuur zodat iedereen hetzelfde systeem hanteert. Maak afspraken rond het inscannen van documenten wanneer het dossier al voor 80% digitaal is en wat wordt gedaan met papieren werkkopieën?
- Hou het aantal niveaus in de hand. Beperk je tot een diepte van 5 mappen. Een te diepe mappenstructuur is meestal onoverzichtelijk.
- Leg duidelijk een band tussen de papieren en digitale documenten en stem het papieren klassement ook af voor de hybride dossiers (bestaan uit papieren en digitale stukken). Gebruik indien mogelijk dezelfde mapnamen en dezelfde structuur als in het klassement voor papieren documenten. Neem deze structuur ook zoveel mogelijk over voor de mappenindeling binnen het e-mailsysteem.
- Geef betekenisvolle namen voor de hoofdmappen. Zorg ervoor dat bij een geautomatiseerde zoekopdracht de map gemakkelijk wordt teruggevonden. Bijv. financiën, personeel, informatica, dienstreizen, enz. Zo zorg je ervoor dat je gemakkelijk documenten terugvindt door te bladeren in de mappenstructuur.
- Geef je digitale documenten een unieke en duidelijke naam. Wees consequent in je naamgeving en gebruik steeds dezelfde opbouw bij de keuze van een bestandsnaam. Gebruik hierbij de volgende tips.
- Gebruik bestandsnamen van maximaal dertig karakters, anders wordt het te moeilijk om het te lezen.
- Gebruik enkel de volgende karakters: 0-9, A-Z en vervang spaties door “_” (underscore). Zo vermijd je latere problemen bij verwerking.
- Vermeld de onderdelen van een naam in dezelfde volgorde Bijv. <soort document> <onderwerp/geadresseerde/afzender> <versie> <datum> <punt> <extensie>
- Vermeld datums volgens een stramien bv. JJJJMMDD = 20160404
- Onderscheid versies door vermelding van versienummer en status. Gebruik vaste afkortingen om de status aan te duiden Bijv: ontwerp (ONTW), draft (DFT), herziening (HERZ), definitief (DEF).
- Vermijd onduidelijke afkortingen zoals bv PM: personeelsmanagement of procesmodellering? Gebruik afkortingen die iedereen van je dienst begrijpt. Leg de afkortingen vast in een lijst.
- Groepeer wat bij elkaar hoort, niet wat hetzelfde is. In een klantendossier komen alle documenten samen zoals correspondentie, offerten, gescande contracten, e-mail, presentaties, verslagen, ..
- Mails mogen meedoen. Om te voorkomen dat e-mails in de mailboxen blijven zwerven is het slim om de E-mails mee op te nemen in de dossiers.
- Gebruik shortcuts in plaats van veelvoudige kopieën. Als je een bepaalde file nodig hebt in verschillende mappen, maak dan niet elke keer een kopie maar maak shortcuts.
- Als je in mappen zoekt, kun je dit doen via het Thumbnail View. Op deze manier kun je visueel zoeken.
- Beken kleur en geef je mappen een kleur! Folderico is een programmaatje waarmee je erg gemakkelijk de kleur of het icoontje van je folders kunt wijzigen.
Duik nu snel in je archief met deze waardevolle tips!
