Communicatie kent vrijwel geen grenzen in tijd of plaats meer. Het aantal devices is ongekend hoog. Het brengt niet alleen oneindig veel mogelijkheden mee, maar ook verwachtingen. De telefoon maakt dikwijls bij velen een inbreuk op hun werkplanning. We leven de dag op vandaag in een 24-uurs economie. Iedereen is altijd en overal bereikbaar. Maar wil je dat wel? Hoe bereikbaar moet je bedrijf eigenlijk zijn? Zou het echt een ramp betekenen als je één dag geen telefoon zou opnemen?
Wellicht wekt deze vraag een hoop spontane weerstand op. En dat is volkomen begrijpelijk. De druk om bereikbaar te zijn, is hoog. Het is niet voor elk bedrijf weggelegd om 24/7 medewerkers paraat te hebben. Daarom is het belangrijk om goed te bepalen welke bereikbaarheid je kunt en wilt bieden. Ongestoord kunnen werken, biedt immers ook een hoop voordelen voor je klanten.
Lijkt het je niet zalig? Een dag geen enkele telefoon die rinkelt. Eén hele dag niet bereikbaar te hoeven zijn en een dagje lekker kunnen doorwerken.
Misschien ben je die eeuwig rinkelende telefoon al een hele tijd zat en wil je al lang een einde maken aan de bereikbaarheidsterreur. Maar hoe pak je dit precies aan?
Wil jij geen speelbal meer zijn van de omstandigheden? Lees dan snel mijn concrete tips hieronder om je te helpen eens een dagje lekker door te werken.
Tips voor één dagje doorwerken:
- Maak duidelijke afspraken in overleg met je team over welke dag het best past voor iedereen om op die dag zo productief mogelijk te kunnen werken.
- Eens een dag is gekozen, blijf je consequent bij diezelfde dag.
- Zet voor de ganse dag je antwoordapparaat aan voor je vaste lijn en ook je voicemail voor je mobiele telefoon. (Inderdaad, je smartphone moet ook uit!)
- Spreek intern af dat je enkel voor noodgevallen of voor medewerkers bereikbaar bent.
- Vertel duidelijk op je antwoordapparaat en in je voicemail dat je achter gesloten deuren werkt, bv. op woensdag. Leg uit dat men je kan bereiken via mail of dat men een bericht kan achterlaten en je die zo snel mogelijk zal beantwoorden de volgende dag.
- In plaats van een antwoordapparaat kan je ook dit uitbesteden aan een telefonische permanentiedienst. Jouw telefoongesprekken worden dan automatisch omgeleid naar dit bedrijf. Jouw inkomende oproepen worden snel, correct en adequaat beantwoord in jouw naam. Volgens jouw richtlijnen zetten zij de juiste stappen om vragen of situaties op te lossen en zorgen ze ervoor dat de kwaliteit van je communicatie behouden blijft.
- Plan na 2 maanden een interne evaluatie in en ga daarbij na of er inderdaad productiever wordt gewerkt, of er nog obstakels of weerstanden zijn, waar er nog ruimte is voor verbetering, enzovoort.
- En mijn klanten dan? Ik hoor het je zo denken. Mensen zijn gewoontediertjes. In het begin zal er wel een beetje weerstand zijn maar uiteindelijk worden ze het gewend en wordt het als normaal beschouwd. Ik weet bijvoorbeeld dat mijn boekhouder ’s maandags achter gesloten deuren werkt en als ik iets moet weten dan mail ik hem. Als het een dringende vraag is, dan belt hij me wel op. Indien niet, dan krijg ik de volgde dag al een antwoord via mail.
Implementeer deze tips en je zult merken dat klanten zich veel sneller en gemakkelijker aanpassen aan deze nieuwe situatie dan je zou verwachten. Geniet van je ‘geen telefoon’-dagje en verhoog je productiviteit en uiteindelijk ook onrechtstreeks je klantenservice.
