Beeld je de volgende situatie in… Jouw laptop moet opgeladen worden. Het icoontje van de batterij toont aan hoelang je nog zonder stroom kan. Een waarschuwingsberichtje toont aan wanneer je batterij zal uitvallen. Goed visueel management vereist immers geen interpretatie en lokt een reactie uit! Namelijk: je steekt je adapter in de stekker zodat je verder kan werken en je batterij oplaadt.
Visueel management heeft als doel vlug en eenvoudig visueel te communiceren op alle niveaus binnen het bedrijf. Het stelt jou en jouw werknemers in staat om allerlei zaken te begrijpen in minder dan 5 minuten door een eenvoudige observatie, zonder gebruik te maken van een computer of met iemand te spreken.
De rol van visuele informatie wordt steeds belangrijker. Visuele informatie wordt niet alleen als betekenisvoller ervaren, ze wordt ook sneller en adequater door de ontvangers verwerkt.
De gemiddelde medewerker verspilt een aantal weken per jaar aan het zoeken naar spullen. Bijvoorbeeld naar schrijfgerei, nietjes, mapjes, cartridges of toners, gommen, … Om deze tijdsverspillingen tegen te gaan, maar ook om fouten te voorkomen op de werkplek, kan je al deze zaken visualiseren. Je doet dit door bv. foto’s op de rekken, kasten of dozen te plakken waarin deze zaken liggen.
Een goed georganiseerde, overzichtelijke werkplek zorgt er niet alleen voor dat er minder tijd wordt verspild aan zoeken, maar zorgt ook voor minder frustraties. Zoals vaak gezegd:
“Een foto zegt meer dan 1.000 woorden”.
Er is geen eenduidige of pasklare toepassing van visueel management. Afhankelijk van de zaken waarover je met elkaar wil communiceren, onderzoek je het best per situatie welke vorm(en) van visueel management je kan gebruiken. Wel zijn er een aantal standaardkenmerken die ervoor zorgen dat visualisatie effectief kan worden ingezet, zoals:
Wil jij hulp om het onzichtbare, zichtbaar te maken? Lees dan snel mijn tips hieronder om zaken meer zichtbaar te maken.
Visueel management…
- is zichtbaar vanop afstand. Denk bv. aan:
- kleuren: groen = go, rood = stop
- symbolen: in onze maatschappij zijn er miljoenen symbolen en iconen die iedereen begrijpt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verkeer.
- markeringen: zoals (gekleurde) tape die wordt gebruikt om zones af te bakenen.
- is gericht op groepen mensen, niet op individuen (iedere betrokkene moet het kunnen begrijpen)
- maakt zoveel mogelijk ‘zichtbaar’. Je kunt dit doen door bv. :
- foto’s op kasten te kleven die duidelijk maken wat erin zit.
- de flow van documenten visueel te maken.
- de omtrek van het materiaal in de kasten of muren te zetten, zodat iedere betrokkene weet waar het hangt.
- past in de cultuur: iedere betrokkene snapt wat er bedoeld wordt.
Pas deze Leantechniek toe in je bedrijfsinfrastructuur en merk hoe alles veel vloeiender verloopt.
