Ken je dit?
Je start je bedrijf en zonder je het weet, barst het uit zijn voegen en je bent niet voorbereid. Je hebt voor jezelf amper een structuur of routine ontwikkeld. Het is vaak al moeilijk om je werk goed te structuren als je alleen werkt. Maar de taken stapelen zich al snel op waardoor het werk over je hoofd groeit. Dan krijgt administratie vaak een lagere prioriteit, hetgeen ook weer negatieve gevolgen heeft. De papieren stapelen zich dan op en je werkplek wordt een ware chaos.
Dit had je niet verwacht noch gedacht want je zet een bedrijf op met de bedoeling om hiermee door te groeien en er blijvend je brood mee te kunnen verdienen. Structuur aanbrengen is op zich niet moeilijk maar vergt wel wat tijd. Die tijd is de investering meestal meer dan waard. Mensen vergeten immers vaak hoe belangrijk dit wel is.
Structuur is een voorwaarde voor je verdere groei en ontwikkeling.
Niet alles waar je verantwoordelijk voor bent, moet je ook zelf uitvoeren. Dit is nogal eens een valkuil waar veel starters met open ogen in lopen. Vaak kun je, of moet je juist, een taak aan iemand anders doorgeven. Wees niet bang om bijvoorbeeld je administratie uit te besteden aan een administratieve freelancer en bijvoorbeeld je boekhouding aan een boekhouder over te laten. Administratie is een tijdrovende klus en indien je dit uitbesteedt, kun je je meer focussen op de essentie van het ondernemen en op je werkzaamheden zelf. Daardoor kun je dit ook met meer energie en enthousiasme doen!
Hieronder geef ik je graag nog enkele waardevolle tips mee.
Tips voor een overzichtelijke structuur
- Ruim je papieren op. Ga over tot actie en archiveer. Houd er een systeem op na waardoor het papier zich niet opnieuw gaat opstapelen. Doe dit regelmatig en op vaste tijdstippen.
- Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een plek. Leg bijvoorbeeld je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plaats. Mijn perforator ligt altijd links van me en mijn nietjesmachine rechts. Zo moet ik er nooit achter zoeken.
- Maak een bakje ‘inbox’ en plaats dit op je bureau. Neem dagelijks en op een vast tijdstip deze ‘inbox’ door. Ik doe dit bijvoorbeeld best ’s morgens, zodat alles klaarligt in de namiddag voor de postbode.
- Indien je vlug afgeleid bent, zorg dan voor rust om je heen met bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels en niet te veel decoratie op de muren of op je bureau. Gebruik ook liefst rustige kleuren en niet te veel verschillende in je werkomgeving.
- Maak je een routine eigen. Begin bijvoorbeeld elke ochtend met het beantwoorden van vragen van je klanten, doorwerk je digitale inbox, …
- Plan elke maand een dag in om te kijken naar verbeterpunten in je bedrijf en maak er ook werk van.
Door deze stapjes te zetten zal je merken dat structuur aanbrengen eigenlijk niet moeilijk is. Nochtans is de impact van die paar kleine aanpassingen enorm groot. Een overzichtelijke structuur zorgt ervoor dat je veel minder tijd verspilt aan het zoeken van documenten. Investeren in je bedrijfsstructuur betekent sowieso tijdswinst en geldbesparing voor elk bedrijf.
