In elk bedrijf worden we wel eens geconfronteerd met de problematiek van ordening en archivering. Elk document (inkomend of uitgaand ) moet zodanig geordend worden dat je ze later gemakkelijk kunt opzoeken of terugvinden. Als je er een tijdje niet naar omkijkt, groeit die stapel snel aan waardoor je misschien al met tegenzin aan je administratie begint. Vaak ervaren mensen het ordenen of klasseren van documenten als een vervelende job of als bijkomstig werk. Nochtans geef je een logische en hiërarchische structuur aan alle documenten die werden opgemaakt of ontvangen in het kader van je bedrijfsactiviteiten door ze te ordenen, ongeacht de drager.
De ervaring leert dat veel werknemers een groot deel van hun tijd verspillen aan het zoeken naar documenten. Een gebrekkig document- en archiefbeheer is dikwijls te wijten aan een gebrek aan tijd, personeel en middelen. Daarom is het des te belangrijker is om voldoende aandacht en tijd te besteden aan het ordenen en het archiveren van je documenten.
Ontrafel je administratie door goed te klasseren en het zorgt er voor dat in een mum van tijd je documenten getraceerd zijn.
“Een half uurtje ordening vandaag betekent een uur tijdswinst morgen!”
Ben je chaotisch ingesteld en zie je door de bomen het gekapte bos niet meer? Lees dan snel mijn tips hieronder.
Tips om efficiënt te ordenen
- Voor je start met ordenen of klasseren, vertrek je best altijd vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Hoe verricht ik een opzoeking? Hoe kan ik de informatie het gemakkelijkst en snelst terugvinden?
- Elk document moet zijn plaats krijgen ook binnen een dossier. Dat waarborgt de transparantie. Dit geldt ook voor alle documenten op verschillende dragers denk hier maar aan foto’s, video, digitale dragers, …
- Kies voor minstens één vaste dag of avond in de week om aan je klassement te werken.
- Hou er rekening mee dat er voor heel wat documenten een bewaarplicht bestaat.
- Indien je voorlopig geen tijd hebt om aan je klassement te werken maar toch een ‘clean desk’ wil, gebruik dan een map of een postbakje ’te klasseren’.
- Wanneer je alle papieren die je wilt bewaren in stapels hebt uitgezocht, leg ze dan in chronologische volgorde. Ik leg altijd de recentste bovenaan.
- Nog losse papieren die nergens bij passen? Maak dan een aparte map met ‘overige’. Let op! Als er te veel papieren in ‘overige’ belanden, is het tijd om een nieuwe map met een nieuw item aan te maken.
- Voorzie je archiefmapjes/mappen/hangmappen/archiefdozen van een label per categorie en plaats per categorie je papieren in het desbetreffend opbergmedium. Je kan er ook voor kiezen om verschillende kleuren te gebruiken per type categorie. Mijn klantenmappen zijn bijvoorbeeld rode mappen en deze staan dan alfabetisch gerangschikt. Mijn map met verzekering is blauw en daarin zijn dan d.m.v. tabbladen subcategorieën alfabetisch aangemaakt zoals ‘Auto’, ‘B.A. Uitbating’, ‘Gewaarborgd inkomen’, …
- Rangschik je mappen vervolgens in een archiefkast, rek, … Rangschik ze in een volgorde die voor jou praktisch werkt. Zet bijvoorbeeld de veel gebruikte categorieën vooraan in het rek en minder vaak gebruikte achteraan.
