De PDCA-cyclus wordt vaak gebruikt bij een grote verandering, maar vergeet niet dat een nieuwe workflow introduceren ook een verandering is. Deze methode ondersteunt vaak intelligenter werken. Maar PCDA kan ook perfect worden gebruikt voor bijvoorbeeld de implementatie van de GDPR-wetgeving.
Om optimaal verbeteringen of veranderingen in processen te kunnen doorvoeren, is het raadzaam om iedereen hierbij te betrekken. Vertrek vanuit de werkvloer zelf en betrek werknemers, managers, projectleiders, afdelingsverantwoordelijken, etc. Zo bereik je de beste resultaten en groeit iedereen mee.
PDCA kan je helpen bij die groei. Het staat voor 4 Engelse werkwoorden:
- Plan (plannen)
- Do (doen)
- Check (checken/controleren)
- Act (actie ondernemen)
Deze stappen worden uitgevoerd in een vast stramien. Het volgt het “Principe van Constant Verbeteren”. Voor de presentatie hiervan kan gebruik worden gemaakt van visuele hulpmiddelen zoals scorecards of dashboards.
Veel bedrijven blijven hangen tussen de ‘P’ en de ‘D’ van PDCA. Ze vergeten om vervolgens stappen ‘C’ en ‘A’ uit te voeren.
Plan Do Check Act als hulpmiddel.
Plan Do Check Act kan je helpen in de volgende situaties.
- Je strategie schiet tekort omdat deze niet meer duidelijk is en niet meer toekomstbestendig is.
- Het duurt te lang voordat je je doelen bereikt. Er is weinig vooruitgang.
- Het verloop van je beste medewerkers is hoog.
- Er worden steeds dezelfde fouten gemaakt zonder dat er echt wordt gezocht naar een structurele oplossing of aanpak.
1. Plan
Intelligenter werken start met het maken van een plan. Maar vooraleer je een plan opstelt, moet je eerst het probleem definiëren. Daarvoor moet je je een aantal dingen afvragen over het probleem.
- Wat is het?
- Wat is de oorzaak ervan?
- Wat zijn de eigenschappen ervan? (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe)
Eens dit duidelijk is, stel je het ‘Plan van aanpak’ op waarin doelstellingen en verbetermaatregelen worden opgenomen. In de fase van het ‘Plan’ moet de basis van het probleem en de aanpak omschreven worden. Iedereen moet zich hierin kunnen vinden zodat de richting van het project vaststaat.
2. Do
Hier moeten acties uitgevoerd worden. Hiervoor zou men gebruik kunnen maken van een gecontroleerde testomgeving om verbetermaatregelen allereerst kleinschalig te introduceren. Vervolgens vraag je je af: ‘Hoe reageert het proces (4M’en: Mens, Materiaal, Machine en Methode) op de verbetering?’
Zorg er altijd voor dat de uitvoering gebeurt met alle betrokkenen, niet alleen de projectleden of managers. Het is belangrijk om ook de operationele werknemers uit het betreffende proces te betrekken in het PDCA-principe. Zo wordt er op deze manier niet enkel betrokkenheid gecreëerd maar ook directe verantwoordelijkheid. Tenslotte is het ook heel belangrijk om naast de uitvoering ook alles te registreren!
Tijdens deze fase mag er geëxperimenteerd worden. De ‘Try and Test’ is net de essentie van de Do- en Check- stap. Bovendien is kunnen experimenteren bepalend voor het oplossen van dagelijkse problemen en knelpunten.
3. Check!
Tijdens deze fase ga je de efficiëntie van het proces controleren. ‘Wat is er daadwerkelijk gerealiseerd tegen over de targets die gepland stonden?’ Je vergelijkt nu de uitgevoerde activiteiten en de bereikte resultaten met de doestellingen in het opgestelde plan. Hiervoor is het belangrijk om goede en betrouwbare data over de activiteiten te vergaren.
In dit stadium worden eventuele afwijkingen ten opzichte van het plan geïdentificeerd en verklaard. Zowel de positieve als de minder positieve aspecten worden hier zo objectief mogelijk geanalyseerd om de geboekte resultaten te beoordelen. De resultaten van deze fase zullen bepalen welke aspecten moeten worden bijgestuurd (Act).
4. Act
Uit de resultaten van de voorgaande fasen kunnen er beslissingen worden genomen of acties ondernomen om de resultaten de verbeteren. Daarnaast is het essentieel om de behaalde resultaten te bewaren en zeker te stellen voor de toekomst op de korte én lange termijn. Een terugval in het verbetertraject moet worden voorkomen.
Intelligenter werken: PDCA toepassen
Onbewust passen we PDCA in de praktijk al regelmatig toe, zelfs bij de kleinste dagelijkse bezigheden.
Bijvoorbeeld: bij aankoop van een voorraad kantoormateriaal. Dit zou er als volgt kunnen uitzien volgens het PDCA-proces.
- Plan: Aan de hand van een checklist maak je je lijstje op van welke artikelen je nodig hebt. Je bepaalt ook bij welke leverancier je bestelt.
- Do: Vervolgens ga je online je artikelen bestellen. Terwijl je de webshop doorloopt en je je digitaal winkelmandje vult, kijk je op je checklist welke artikelen je nog mist en werk je het lijstje af.
- Check: De bestelling wordt geleverd,. Je plaatst alle artikelen op de desbetreffende plaatsen. Ondertussen controleer je of je alle benodigdheden hebt gekocht. Plots merk je dat je een artikel bent vergeten bestellen omdat dit niet frequent wordt gebruikt en/of besteld.
- Act: Je besluit als gevolg van deze constatatie om een nabestelling te doen en het artikel mee op te nemen in je checklist.
Uiteindelijk heb je van een vrijwel lege voorraadkast aan kantoormateriaal, doelgericht toegewerkt naar een voorraadkast die voldoende gevuld is om jouw medewerkers optimaal hun te werk te kunnen laten doen zonder gezeur dat bv. het printerpapier, de inkt of de nietjes op zijn.
