Het voorjaar is aangebroken. De dagen worden langer en hopelijk doorprikt de zon af en toe eens de wolken. De meesten onder ons beginnen met enig enthousiasme aan de lenteschoonmaak. Maar waarom zou de lenteschoonmaak zich enkel tot je huis moeten beperken? Lenteschoonmaak op kantoor is ook een goed idee. Het is meteen ook de basis voor een clean desk.
Een clean desk brengt heel wat voordelen met zich mee. In een opgeruimde omgeving ervaar je meer rust, minder afleiding, een betere focus, … Al die zaken komen je productiviteit ten goede. Je verliest geen tijd meer met het zoeken naar dossiers, sleutels of handleidingen. Papieren gaan niet meer verloren aangezien je gestructureerd opruimt. Waarom zou je het dus niet eens proberen? Tover dat chaotische bureau om naar een aangename plek die je ondersteunt om je te concentreren.
Wat houdt de lenteschoonmaak op kantoor precies in?
Met andere woorden, wat doe je om een opgeruimd bureau, een clean desk, te verkrijgen en te behouden? Hieronder vind je enkele goede tips.
1. Neem die stapel onder handen
Dat is meteen stap 1 van de lenteschoonmaak op kantoor. Ruim je papieren op en maak een onderscheid tussen wat noodzakelijk en overbodig is. Neem elke stapel goed door en vraag je het volgende af:
- Ga ik dit ooit nog lezen of gebruiken?
- Kan ik deze informatie ook op het internet vinden?
Zo ja? Weg met die handel! Ja ja, je hoort het goed: weg met die handel. Het is helemaal niet erg om dingen weg te gooien. Gooi echter niet alles weg, want sommige documenten hebben wettelijke bewaartermijnen.
Wil je bepaalde zaken toch houden, digitaliseer ze dan en zorg dat ze hun plaats krijgen in je informatiebeheersysteem. Elk document moet trouwens ook een plaats krijgen binnen een dossier. Dat waarborgt de transparantie en het overzicht. Hetzelfde geldt voor alle documenten op verschillende dragers. Ik denk hierbij aan foto’s, video, digitale dragers, …
Ons advies? Orden je papieren regelmatig, ga over tot actie en houd er een systeem op na waardoor het papier zich niet opnieuw opstapelt. Doe dit regelmatig en op vaste tijdstippen.
2. Less is more
Stap 2 in de lenteschoonmaak op kantoor is weggooien of wegbergen. Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk hoort er niet thuis. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig en dat berg je dus netjes weg in een kast. Voor de slimmeriken onder ons, het ‘netjes opbergen in een kast’ is niet hetzelfde als alles in de kast leggen/gooien en dan deurtje weer toedoen. Sorteer wat je weglegt in je kast. Leg alles in dozen, mappen of bakken en schrijf erop wat er in zit.
Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een plek. Analyseer wat je echt nodig hebt op je bureau zoals: je klavier, muis, scherm, telefoon, … Leg bijvoorbeeld je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plaats. Mijn perforator ligt altijd links van me en mijn nietjesmachine rechts.
Neem afscheid van alle prulletjes en hebbedingetjes die geen enkele waarde hebben op je kantoorplek. Gooi ze gewoon weg.
3. Bling bling
Stap 3 in de lenteschoonmaak op kantoor is misschien een minder aangename, maar minstens even noodzakelijk. Vergeet ook je bureau niet te poetsen en te schrobben tot die weer spic en span is. Pak alles meteen grondig aan. Kan je bureau een likje verf gebruiken? Aarzel dan niet om de kwasten en rollers tevoorschijn te halen.
Ben je vlug afgeleid? Zorg dan voor rust om je heen door bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels te gebruiken. Zorg voor niet te veel decoratie aan de muren of op je bureau. Gebruik ook liever rustige kleuren en niet te veel verschillende.
4. Clean desk
Stap 4 in de lenteschoonmaak op kantoor is er één die je dagelijks kunt toepassen. Neem voordat je naar huis vertrekt even de tijd om je bureau op te ruimen én de koffietassen en glazen weg te brengen naar de plaats waar ze horen. Een paar minuten kan een wereld van verschil maken wanneer je ’s morgens je kantoor binnenstapt. Begin daar al meteen vandaag mee! Ruim snel even je bureau op voordat je naar huis gaat. Maak er een goede gewoonte van.
5. Take a picture
Stap 5 in de lenteschoonmaak op kantoor: neem een foto. Nadat je je bureau hebt geschrobd, gepoetst, opgeruimd en herschikt zoals jij het wil, neem er dan een foto van. Want het is aan dat bureau dat je wil werken, waar je je kan concentreren, waar je productief kan zijn. Gebruik de foto als referentiepunt en hang die op. Voordat je naar huis vertrekt of minstens op het einde van de week zorg je ervoor dat je bureau er weer helemaal ‘picture proof ‘ uitziet, want er is niets zaliger dan naar een proper en opgeruimd bureau terug te keren na een rustgevend weekend.
Genoeg tips gehad om een clean desk te verkrijgen?
Dan hoop ik inderdaad dat de lenteschoonmaak op kantoor je een altijd opgeruimde clean desk oplevert waar je véél werkplezier beleeft, alle dagen opnieuw. De lenteschoonmaak laat ik graag aan jou over, maar als ik je kan helpen met een of ander probleem op het vlak van administratie, in het bijzonder financiële administratie of personeelsadministratie, dan weet je me te vinden.
