Hoeveel e-mails krijg jij per dag? Twintig, vijftig, honderd of meer? Je mails beheren is niet gemakkelijk. We kennen het allemaal… We beginnen onze werkdag met het openen van de mailbox. Heel regelmatig staat die al aardig vol. De drang om die mails meteen te verwerken is oh zo groot. Al meteen een foute start van de dag. Vervolgens laten we onze mailbox de hele dag open staan en lap: pling, pling, pling. Elke notificatie slaagt erin ons te verleiden. Aangezien we nogal nieuwsgierig van aard zijn, bekijken we het mailtje dat is binnengekomen en verwerken het vlug even. Dat leidt ons echter enorm af en keldert onze productiviteit.
Dat je die berichten krijgt en dat je er iets mee moet doen, dat is normaal. Dat hoort er nu eenmaal bij. Maar er efficiënt en productief mee omgaan, dat is iets heel anders.
Je kent deze situatie misschien wel: een collega mailt je met een verzoek om een document door te nemen en amper vijf minuten later staat hij al aan je bureau. “Zeg, heb je al tijd gehad om het document te lezen?” Medewerkers, collega’s of klanten kunnen heel onrealistische verwachtingen hebben van jou. Ze een beetje opvoeden is in dat geval het beste, want eigenlijk hoort de hele actie omgekeerd te verlopen. Eerst hoor je bij je collega langs te gaan met het document en hem/haar pas daarna de extra details/specificaties door te sturen via e-mail.
Hoe beheers je je e-mailberg?
1. Ga voor een alternatief
E-mail is in veel bedrijven heilig, maar er zijn alternatieven zoals even bellen of langslopen. Voor Office 365-gebruikers bestaat er zoiets als Microsoft Teams. Een ander kanaal is Slack. Met deze alternatieven combineer je chat, informatiekanalen, bestanden en nog zoveel meer in één handige tool.
2. Beheers je!
Stel dat een collega/klant je mailt met een antwoord op je verzoek. Is een mailtje terug met ‘bedankt’ dan nog wel echt nodig? Sluit gewoon je verzoek af met de melding ‘alvast bedankt’. Daar spaar je gelijk een antwoordmailtje mee uit. Ook het ondoordacht CC’en verhoogt de maildruk nodeloos. Kijk kritisch naar de mails die je verstuurt en vraag je de volgende zaken af voordat je mailt:
• Is die mail echt nodig? Neem steeds de telefoon voor dringende zaken of complexe vragen.
• Zet ik nu iedereen mee in CC? Ga zelf maar eens na hoeveel onnodige mails je binnenkrijgt.
• Is de inhoud van mijn e-mail duidelijk en bondig? Er is niets ergerlijker dan een mail met halve informatie.
Controleer je mailbox slechts drie keer per dag. Weersta aan de drang om elk bericht onmiddellijk te willen lezen en zet het geluid en de notificaties uit. Je mails beheren begint met duidelijke afspraken met je zelf over de lees- en antwoordfrequentie.
3. Je mailbox is geen todolijst
Daar gebruik je andere programma’s voor. Wanneer je in je mailbox moet zijn om zaken op te snorren of taken af te vinken word je telkens weer in de verleiding gebracht om toch maar vlug even naar je mailtjes te kijken en ze dan nog eens te beantwoorden ook. Gebruik een todolijst die niet aan je e-mailaccount gekoppeld is en sla nuttige informatie zoveel mogelijk op buiten je mailbox.
4. Overbodige nieuwsbrieven? Schrijf je uit!
Dit is misschien nog wel het beste antwoord op de vraag: ‘Hoe beheers je je e-mailberg?’ Bekijk de nieuwsbrieven die je ontvangt van webwinkels en websites even met een kritisch oog. En vraag jezelf even af of ze nuttig zijn, of je er wel iets mee doet. Lees je ze effectief? Beantwoord je die vraag met “neen”? Schrijf je dan uit, want telkens als je een dergelijke nieuwsbrief ontvangt, moet je er ook iedere keer iets mee ‘doen’. Al is het maar om direct te oordelen dat ze in de prullenbak mogen en ze vervolgens weg te gooien.
Breng deze tips meteen in de praktijk!
Gewoon doen! Want het is hoog tijd om je e-mailberg te beginnen beheersen. Mails beheren hoeft niet langer een zware taak te zijn. Het professionele leven lacht je binnenkort een beetje meer toe, want de stress vermindert op slag en de productiviteit stijgt evenredig. Veel succes!
