Heb jij ook een Teletubbie zitten in je vergadering?

Wie kleine kinderen heeft, kent ze ongetwijfeld: de Teletubbies. Vier grappige, kleurrijke animatiepopjes met standaardkreten als “Nog een keer, nog een keer!” die in elke aflevering terugkomen. Eindeloos inzoomen noemen we dat. Die kreet komt ongetwijfeld terug in een Teletubbie-vergadering. In deze soort meetings zoomen de deelnemers eindeloos in op details en verliezen ze de hoofdzaken uit het oog. Met als resultaat dat je steeds weer dezelfde discussies voert, ofwel “Nog een keer, nog een keer!” Dit soort vergaderen om te vergaderen is een gigantische tijdsverspilling en ook een van de grootse vergaderirritaties.

Hoe vermijd je een Teletubbie-vergadering?

Om je Teletubbies in het vergaderproces een beetje te temperen en/of je Teletubbie-vergadering korter te houden, kan je de volgende tips toepassen. Alles staat in functie van het vermijden van het vergaderen om te vergaderen.

1.      Vergader met het SMART-principe

Specifiek: staat het specifieke doel van de vergadering concreet en duidelijk geformuleerd op de agenda en niet alleen de agendapunten? Een specifiek doel kan zijn: informatief, opiniërend of besluitvormend. Gebruik desnoods een tijdschema en laat de voorzitter een punt afronden als de tijd er bijna op zit voor dat specifieke agendapunt.

Meetbaar: weet je onder welke meet- en observeerbare voorwaarden het doel wordt bereikt of bereikt zal worden?

Acceptabel: zijn deze doelen/doelstellingen relevant en aanvaardbaar voor de deelnemers?

Realistisch: is het doel realistisch en haalbaar? Welke toegewezen acties en vervolgstappen zijn er?

Tijdsgebonden: is het duidelijk voor iedereen wanneer in tijd het doel / de doelstelling behaald moet zijn? Is er hiervoor een planning? Wordt de voortgang bewaakt?

2.      Reken je vergaderkost eens uit

Wat kost je vergadering nu aan productiviteit? Met de app Vergaderkosten zowel voor iOs als Android reken je dat gemakkelijk uit.

1. Stel eerst een uurtarief in (schrik niet: 80 euro/uur/persoon is nog niet zo een gek bedrag).
2. Start dan de timer.
3. Bekijk hoeveel er op de teller staat na de vergadering.
4. Vraag de deelnemers vervolgens of de vergadering haar geld waard was.

Antwoorden ze negatief? Dan wordt het tijd om deze vorm van Teletubbie-vergaderen, of het ‘vergaderen om te vergaderen’, grondig onder de loep te nemen en bij te schaven.

3.      Kijk kritisch naar de deelnemerslijst

Bekijk met de voorzitter of alle deelnemers noodzakelijk fysiek aanwezig moeten zijn. Moet een bepaalde deelnemer slechts één agendapunt inleiden of toelichten? Dan hoeft die er echt niet de hele vergadering bij te zitten, want dat is zonde van de tijd. In dit geval is het zelfs beter dat die bepaalde deelnemer/collega van op afstand/online dat ene agendapunt kan inleiden of toelichten. Dat kan met behulp van veel online tools zoals:

• Skype
• Spreed
• Google Hangout
• GoToMeeting
• MeetingBurner
• …

4. Update je actielijst

4.      Update je actielijst

Informeer je op voorhand bij de deelnemers wat de status van hun acties is, want hun voorbereiding is key. Op deze manier dwing je hen na te denken over de pro’s of contra’s van een besluit. Of over waar ze staan en waar ze eventueel tegenaan lopen.

Zeg ‘nee’ aan vergaderen om te vergaderen!

Deze regels lijken wel een beetje op vergaderwetten, maar ze zijn hun gewicht in goud waard. Wil jij dat jouw vergadering de volgende keer vlotter verloopt. Wil je dat het gedaan is met die Teletubbie-vergaderingen waarbij het alleen maar draait rond vergaderen om te vergaderen? Dan hopen we dat deze tips je zullen helpen.