Als starter barst je administratie uit zijn voegen zonder je het beseft en je bent daarop helemaal niet voorbereid. Je hebt voor jezelf amper een structuur of routine ontwikkeld laat staan een digitale structuur. Daarbovenop is er ook veel informatie in digitale vorm aanwezig. Elke stap die je bedrijf zet, moet worden gedocumenteerd, digitaal of op papier. De mails en andere digitale info stapelen zich op in je inbox en vooraleer je het goed en wel beseft zie je door de bomen het bos niet meer. Deze chaos ontwarren vraagt kostbare tijd en hinderen je in het ondernemen en het managen van je corebusiness.
Een goed werkbaar beheer van je digitale administratie moet ervoor zorgen dat de informatie op een geordende en toegankelijke wijze op je pc aanwezig is. Dit is niet altijd eenvoudig te realiseren, maar door bestanden in een overzichtelijke mappenstructuur te bewaren en duidelijke bestandsnamen toe te kennen, kom je al een heel eind. Wees niet bang om ook deze administratie uit te besteden aan een administratieve freelancer. Door die zijtaken binnen je administratie over te laten aan een deskundig freelancer win je die tijd zo weer terug. Zo kun je je met een gerust gemoed meer concentreren op je kerntaken.
Hieronder vind je enkele tips om structuur aan te brengen in je bedrijf.
Tips voor een efficiënte digitale structuur
- Ruim ook je computer op. Deel deze zodanig in dat het zoeken wordt vergemakkelijkt en geen frustraties met zich mee brengt.
- Ruim je digitale inbox op: maak in je inbox 4 mapjes: 1) CC, 2) Action, 3) Waiting for en 4) Archive.
- Je kan werkzaamheden ook gaan automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van templates, macro’s en alles wat je met een computer kan om je werk efficiënter uit te voeren.
- Plan vaste tijdstippen in om je mails te behandelen. Juist het ad-hoc bekijken van mails kost veel tijd.
- Maak je een routine eigen. Begin bijvoorbeeld elke ochtend met het beantwoorden van vragen van je klanten, doorwerk je digitale inbox, …
- Schrijf jij je wachtwoorden hier en daar op losse blaadjes? Verzamel ze beter op een online veilige plek zoals 1Password, is een digitale kluis waar je al je wachtwoorden in kwijt kan alsook belangrijke notities, licenties,….
Door deze stapjes te doen, merk je zelf dat orde brengen in je digitale structuur eigenlijk niet moeilijk is.
