Documenten delen, het nieuwe mailen?

E-mail is digitale post. Het wordt voor verschillende taken ingezet: communicatie, documenten delen, … Nochtans is documenten delen in de meeste gevallen veel efficiënter. Gek genoeg gaan gewone mails met bijlagen vaak meerdere richtingen tegelijk uit. Soms reizen ze zelfs door heel je organisatie. We staan er vaak niet bij stil, maar is dat geen vreemde situatie?

Wat doen we bijvoorbeeld met een brief via de post? Normaliter bezorgen we die op de plek in de organisatie waar die hoort, bij de juiste collega. Vervolgens wordt die later daar gearchiveerd en kan iedereen die daar terugvinden.

Als een rapport van een meeting klaar is, wordt dit meestal naar alle deelnemers verstuurd. De meesten slaan dit met bijlage op in een e-mailmap. Op dat moment zorgt het dus niet alleen voor belasting op het netwerk maar ook voor tijdverlies (want archiveren is tijdverlies!). Hetzelfde bestand neemt zo op verschillende locaties plaats in op de serverruimte. Waarom niet gewoon een hyperlink in de e-mail zetten? Deze link verwijst dan naar de plaats op het netwerk of een SharePoint waar het rapport staat. De ontvanger hoeft er alleen maar op te klikken om het rapport te openen. Hiermee ‘deel’ je het rapport en ‘mail’ je het niet.

Hoe pimp je nu je hyperlink?

Documenten delen via een lange, ingewikkelde hyperlink is ook niet ideaal. Je kan deze beter koppelen aan een woord of zin. Dat oogt professioneler.

Methode 1: Selecteer het woord of de zin in je e-mail waaraan je de hyperlink wil koppelen. Ga dan naar het lint en kies voor ‘Invoegen’ > ‘koppeling’. Ga nu via de verkenner op zoek naar het document, klik op ‘OK’ en de hyperlink is gekoppeld.

Methode 2 : Selecteer het woord of de zin in je e-mail waaraan je de hyperlink wil koppelen. Klik met de rechtermuisknop in het menu op ‘koppeling’ en ga dan verder zoals hierboven.

Natuurlijk moet je aangesloten zijn op het netwerk waar het document op staat. Werk je met Office 365 dan kan je op elk device op een hyperlink klikken en toegang krijgen tot het document.

Hoe kun je online documenten delen?

Een bestand online delen doe je door er naar het betreffende bestand te gaan en het te delen door middel van de verkregen hyperlink.
Open het bestand in de online omgeving en in het programma waarin het is gemaakt (Word, Excel, …). Klik dan op ‘Delen’ (uiterst rechtsboven in de menubalk). In dat scherm merk je dat er nogal wat opties zijn, zoals het aangeven van de ontvangers. Dit kunnen eventueel ook externen zijn als het IT-beleid dit toestaat. Zij worden dan beschouwd als ‘gast’. Je kunt bepalen of ze het bestand enkel mogen lezen of ook mogen bewerken.

Standaard staat er ingesteld dat er een mailbericht naar iedereen uitgaat na het delen van een document. Dat is ook logisch, anders weet niemand dat er iets is gedeeld.

Het is ook mogelijk om een koppeling (hyperlink) te maken en deze dan te verspreiden via e-mail, sociale media, intranet of andere communicatie-apps. Hierbij kan je vaak aangeven of de koppeling al of niet verloopt en wanneer. Dit is interessant voor documenten die je tijdelijk openbaar wilt maken.
Een QR-code genereren naar het document is natuurlijk ook mogelijk en lekker hip.

Wat ziet de ontvanger nu eigenlijk?

Iedereen met wie je deelt, ontvangt in zijn mailbox een berichtje met de link naar het document. In een Office 365-omgeving hoef je de mail zelfs niet te bewaren want het is voor iedereen vindbaar. Documenten delen is dus niet minder overzichtelijk. Je krijgt een melding waardoor niemand een gedeeld bestand mist.

Hoe zit het met het versiebeleid?

Als documenten vaak aangepast of gewijzigd worden dan kunnen mensen zich wel eens de vraag stellen of het document in hun e-mailbijlage wel het meest recente is. Door documenten te delen via een hyperlink zal je dit niet gauw tegenkomen. Je moet in dat geval wel vermijden dat je elke aangepaste versie opslaat onder een nieuwe bestandsnaam. Als je daarop let, heeft iedereen altijd de meest recente versie ter beschikking.

Vond je dit een nuttige blogpost?

Een efficiënt secretariaat is de ruggengraat van een goed lopend bedrijf. Wil jij graag bijgestaan worden in het op poten zetten van een vlotte, werkbare structuur voor al je medewerkers?

Neem dan snel contact op
Gerelateerde artikelen
Digitale platformen
Waarom digitale platformen het nieuwe normaal zijn…
An Van de Moortel
Lean desk
Met 5 tips naar een (c) lean desk!
An Van de Moortel
Shop local on local Friday
Gentbrugge goes loco on Local Friday! Meet Belgunique!
An Van de Moortel