Online vergaderen om een goed resultaat te behalen. Hoe doe je dat ? 

18.09.2020

Telewerken is opnieuw de norm. Dat wil zeggen dat de online vergaderingen terug van weggeweest zijn. Maar hoe online vergaderen? Tijdens de eerste golf verkenden we al veel digitale vergaderwegen zoals Zoom, Teams, Skype … Helaas verliep niet elke vergadering even efficiënt. Hieronder lijsten we even op hoe online vergaderen wel efficiënt kan.

1.      Hoe online vergaderen? Vergeet de basisvoorwaarden niet!

Net zoals bij een offline vergadering gelden er bij de online tegenhanger bepaalde basisvoorwaarden.

  • Zorg voor een goede voorbereiding.
  • Spreek vooraf een duidelijke rolverdeling af.
  • En maak de agenda tijdens de meeting zichtbaar.

Het is belangrijk dat je altijd bewust blijft van artful participation, digitale etiquette en vergaderhygiëne. Deze termen leg ik hieronder graag aan je uit.

Basisregels

  • Zorg ervoor dat je voordat de meeting begint je techniek en technologie op orde hebt. Door dit vooraf te doen kan je niet alleen op tijd beginnen, maar respecteer je ook andermans tijd. Hoe ga je te werk?
    • Je downloadt het juiste programma,
    • test de link,
    • en controleert je audio en video.
  • Zorg dat je gezicht zichtbaar is en dat je er netjes bij zit. Deze vorm van digitale etiquette is nodig, niet het minst omdat hij verbinding creëert.

Andere basisregels

  • Zet jezelf op ‘mute’ als je niet spreekt, zo vermijd je onnodige achtergrondgeluiden. In het begin vergeet je wel eens om jezelf te ‘unmuten’ als je het woord krijgt, maar je zal merken dat je digitale skills snel evolueren.
  • Volg de aanwijzingen van de leider/facilitator.
  • Onderbreek de anderen niet tenzij je interventie een meerwaarde is voor het gesprek. Artful aanwezig zijn vraagt om constant bij jezelf na te gaan: “Onderbreek ik het gesprek best nu even?”, “Is mijn bijdrage een persoonlijke voorkeur of kan het belangrijk zijn voor de groep?” Aangezien artful participation voor elk van ons iets anders betekent, heeft iedereen hierin haar of zijn eigen weg te gaan.

2. Al eens gedacht aan online gebarentaal?

Wat enorm kan helpen bij het online vergaderen is het gebruik van gebarentaal. Daarmee kan je snel een reactie tonen zonder dat je de microfoon hoeft over te nemen.

Hier vind je enkele veelgebruikte gebaren :

Knikken met de wijsvinger

= bingo, vind ik ook

Opgestoken hand

= ik wil iets zeggen

Duim omhoog

= goed genoeg voor nu, veilig genoeg om het te proberen

Vuist tonen

= ik ben klaar om uit te spreken over dit voorstel

Platte hand met handpalm open naar boven

= ik heb een mogelijk bezwaar

Handpalm naar benden, schuddende beweging

= ik heb een bezorgdheid

Twee handen omhoog, roterende polsen

= applaus, vieren van een beslissing of doorbraak

Driehoek maken met de handen

  • op voorhoofd = laten we artful zijn
  • voor de borst = ik heb wijsheid tot te voegen

Ik ben er zeker van dat er hier veel variaties op bestaan en dat er de komende tijd nog veel meer gebaren zullen worden ontwikkeld.

En nu is het aan jullie!

Heb ik de vraag ‘Hoe online vergaderen?’ goed beantwoord? Ik wens je alvast veel succes met deze online vergadertips. Heb je zelf leuke en efficiënte tips & tricks? Laat ze maar komen, ik hoor ze graag.

Heb je hier vragen over, of interesse in offline en/of online begeleiding? Zoek je een onafhankelijke facilitator om in te zetten in jouw online meeting? Dan kan je me bereiken via onderstaande gegevens. Neem contact op!

Zorg goed voor jezelf en elkaar!