Er zijn al een heleboel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoftgroep zijn er al een aantal. Microsoft Planner is daar eentje van. Nadat Microsoft Wunderlist werd opgekocht, is ook ToDo ontstaan. Verder hebben ze nog MS Projects. Ook OneNote heeft planningsmogelijkheden. Bovendien laat Microsoft tegenwoordig ook andere spelers toe en kan je moeiteloos Trello integreren in Outlook 2016.
Microsoft Planner is een standaardonderdeel van een Office 365-licentie. Het werkt ook mobiel prima en geeft de overzichten goed weer.
1. Hoe werkt Microsoft Planner?
Zoals bij alle planningstools moet je bij het eerste gebruik even je hoofd erbij houden en je weg zoeken in de structuur van MS Planner. Met behulp van deze software kun je een plan (project) maken, een team samenstellen met een duidelijke opdracht, taken toewijzen en de status bijwerken. Je kunt het ook gebruiken om je taken te sorteren, ze op te delen in fasen of te rangschikken volgens soort werk, afdeling, etc… Maak je buckets (bv. alle To Do’s samen in de bucket ‘To Do’) aan. Ieder plan heeft zijn board.
Je kan je plannen openbaar of persoonlijk maken. Openbare plannen zijn zichtbaar voor iedereen in je organisatie. Persoonlijke plannen zijn enkel zichtbaar voor degene die je hebt toegevoegd aan het plan.
2. Hoe maak je een nieuw plan?
Ga naar Planner. Via ‘+’ maak je een nieuw plan.
- Geef je plan een naam.
- Bepaal of je plan openbaar of persoonlijk is.
- Geef een korte omschrijving van je plan.
- Druk dan op ‘create plan’.
Via ‘Planner hub’ heb je een overzicht van al je plannen.
3. Wie doet wat in je plan?
Via de 3 puntjes op de menubalk kan je kiezen voor ‘members’ en kan je zo leden toevoegen en hen taken toewijzen. Personen van buiten je organisatie kan je tot op heden nog niet toevoegen in Microsoft Planner.
4. Hoe zit het met de taken?
Eens je plan is aangemaakt kan je starten met je taken aan te maken. Deze kan je dan later door drag and drop verschuiven naar je buckets.
- Via ‘+’ op je board maak je een taak aan.
- Je geeft je taak een naam en druk dan op ‘admit task’ en krijg je je taakkaart (card) op je board.
- Door op de aangemaakte taak (card) te klikken, kan je een hoop details aan je taak toevoegen en aanpassen.
- Een begin- en einddatum.
- Of het project al of niet ‘in progress’ is.
- Labels met een naam die je kunt aanvinken (via de 6 flashy tabs aan de linkse kant van je taak).
- Eventueel subtaken via de checklist. Als je hier ‘show on card’ aanvinkt zal je dit ook kunnen zien op je taakkaart.
- Bijlagen met bestanden of links, bv. via Sharepoint.
- Commentaren via de knop ‘sent’. Iedereen kan deze toevoegen en meteen verzenden.
Helemaal onderaan kan je het verloop van je taak en de comments volgen. Op je board zie je dan al je taakkaarten (al dan niet in buckets) en kan je in één oogopslag alle details van je taak zien door middel van de icoontjes. Is een taak volledig afgewerkt? Dan wordt een afvinkrondje zichtbaar zodra je met je muis over de taak beweegt.
5. Overzichten
Rechts in je menubalk krijg je een mooi overzicht van je taken. Via ‘Charts’ links kun je ook visuele diagrammen raadplegen. Via ‘filter’ op je menubalk rechts kun je via een filter bepalen welk(e) overzicht(en) je te zien krijgt.
