Telewerken is opnieuw de norm. Dat wil zeggen dat de online vergaderingen terug zijn van weggeweest. Maar hoe doe je dat, online vergaderen? Tijdens de eerste golf verkenden we al veel digitale vergaderwegen zoals Zoom, Teams, Skype, … Helaas verloopt niet elke vergadering even efficiënt. Hieronder lijsten we even op hoe online vergaderen wel efficiënt kan.
1. Hoe online vergaderen?
Net zoals bij een offline vergadering gelden er bij de online tegenhanger bepaalde basisvoorwaarden. Die mag je ook online zeker niet vergeten! Want alleen op die manier kan je vergadering gestructureerd en succesvol verlopen.
- Zorg voor een goede voorbereiding.
- Spreek vooraf een duidelijke rolverdeling af.
- En maak de agenda tijdens de meeting zichtbaar.
Het is belangrijk dat je altijd bewust blijft van artful participation, digitale etiquette en vergaderhygiëne. Deze termen leg ik hieronder graag aan je uit.
Basisregels
- Zorg ervoor dat je voordat de meeting begint je techniek en technologie op orde hebt. Door dit vooraf grondig te testen, kan je niet alleen op tijd beginnen, maar respecteer je ook andermans tijd. Technologie die niet werkt, zorgt voor heel veel gepruts en is een gigantische tijdsvreter. Hoe ga je best te werk?
- Je downloadt het juiste programma,
- test de link,
- en controleert je audio en video.
- Zorg dat je gezicht zichtbaar is en dat je er netjes bij zit. Deze vorm van digitale etiquette is nodig, niet het minst omdat het verbinding creëert.
Andere basisregels
- Zet jezelf op ‘mute’ als je niet spreekt. Op die manier vermijd je onnodige achtergrondgeluiden. In het begin vergeet je wel eens om jezelf te ‘unmuten’ als je het woord krijgt, maar je zal merken dat je digitale skills snel evolueren.
- Volg de aanwijzingen van de leider/facilitator.
- Onderbreek de anderen niet tenzij je interventie een meerwaarde is voor het gesprek. Artful aanwezig zijn vraagt om constant bij jezelf na te gaan: “Onderbreek ik het gesprek best nu even?”, “Is mijn bijdrage een persoonlijke voorkeur of kan het belangrijk zijn voor de groep?” Aangezien artful participation voor elk van ons iets anders betekent, heeft iedereen hierin haar of zijn eigen weg te gaan en zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen.
2. Online gebarentaal?
Heb je al eens gedacht aan online gebarentaal. Want dat kan enorm helpen bij het online vergaderen! Daarmee kan je snel een reactie tonen zonder dat je de microfoon hoeft over te nemen. Dat spaart heel veel tijd.
Hier vind je enkele veelgebruikte gebaren:
Knikken met de wijsvinger =
‘Bingo, vind ik ook!’
Opgestoken hand =
‘Ik wil iets zeggen!’
Duim omhoog =
‘Goed genoeg voor nu, veilig genoeg om het te proberen.’
Vuist tonen =
‘Ik ben klaar om mij uit te spreken over dit voorstel.’
Platte hand met handpalm open naar boven =
‘Ik heb een mogelijk bezwaar.’
Handpalm naar beneden, schuddende beweging =
‘Ik heb een bezorgdheid.’
Twee handen omhoog, roterende polsen =
‘Applaus, vieren van een beslissing of doorbraak.’
Driehoek met de handen maken =
– op het voorhoofd: ‘Laten we artful zijn.’
– voor de borst: ‘Ik heb wijsheid toe te voegen.’
Ik ben zeker dat er hier nog veel variaties op bestaan en dat er de komende tijd nog veel meer gebaren zullen worden ontwikkeld. Je kunt ze volledig aanpassen aan je eigen bedrijf(sklimaat).
En nu is het aan jullie!
Heb ik de vraag ‘hoe online vergaderen’ goed beantwoord? Ik wens je alvast veel succes met deze online vergadertips. Heb je zelf leuke en efficiënte tips and tricks? Laat ze maar komen. Ik hoor ze graag.
Zorg goed voor jezelf en elkaar! Veel succes!
