2018 loopt op zijn laatste benen. En wie wil er nu niet goed voorbereid aan 2019 beginnen? Dat betekent grote opkuis in de administratie of het archief van je bedrijf. Sommigen onder ons zijn er al flink mee aan de slag gegaan, anderen wachten er nog even af. Goed begonnen is altijd half gewonnen en daarom beantwoorden we graag de volgende vaak gestelde vraag: “Welke documenten mag je weggooien en welke moet je bewaren?” Er zijn nog vragen die terugkomen elk jaareinde, bv. “Mag ik alle documenten verticaal klasseren of enkel die van een welbepaald jaar of bepaalde jaren?”, “Wat moet ik nog bijhouden voor het geval een belasting- of btw-controleur me in 2019 vereert met een bezoek?”
Met de volgende handleiding kun je met een gerust hart de jaarovergang door!
Welke documenten bewaren?
Uiteraard moet je de ‘echte’ boekhoudkundige documenten bewaren, en dat zowel voor de belastingen als voor de btw. Hieronder lijsten we de documenten op die je moet bijhouden.
- Jaarrekening
- Facturen (in en uit)
- Grootboek
- Bankuittreksels
- Inventaris
- Contracten
- Bestelbonnen
- Leveringsbons
- Professionele agenda’s
- Briefwisseling en mails
- Aandelenregister
- Analyses
- Boekhoudprogramma’s
- ….
Hoe dit alles bewaren?
Je mag alle bovenstaande documenten bewaren op papier, op een digitale drager of een combinatie van beide. Kies je ervoor om alles volledig digitaal te bewaren? Zorg er dan voor dat je kan garanderen dat de bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar blijven.
Waar deze documenten bewaren?
Normaliter moet je je boekhoudkundige documenten en boekhouding bijhouden op de zetel van je bedrijf. Is je boekhouding tijdelijk bij je boekhouder om die bij te werken, dan vormt dat op zich geen enkel probleem. Het wordt andere koek als je je boekhouding of een deel ervan permanent op een andere plaats dan op de zetel van je bedrijf bijhoudt. Want dat mag niet zomaar.
Een andere digitale bewaaroptie?
Je kan en mag je digitale documenten ook ‘in the cloud’ bewaren. Je hoeft daarvoor maar aan één voorwaarde te voldoen. Namelijk: je moet over een gewaarborgde online toegang beschikken in België.
Hoelang alles bewaren?
De algemene regel is 7 jaar. Dat wil zeggen dat je alles moet bijhouden tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Die 7 jaar beginnen te tellen vanaf 1 januari van het jaar of vanaf de eerste dag van het boekjaar dat volgt op de afsluiting van je boekhouding of boekjaar.
Nogal abstract, niet? We illustreren het bovenstaande even met een voorbeeld. Gebeurt de afsluiting van 2018 op 10 januari 2019? Dan zal je dat boekjaar moeten bijhouden tot 11 januari 2026. Logisch, toch?
Welke documenten bewaren? Let op deze uitzonderingen
Voor sommige documenten voorziet art. 11,§5 KB/Btw nr. 3 andere bewaartermijnen. Geen nood: je hoeft dat artikel niet in detail te gaan lezen. Dat hebben wij al voor jou gedaan. We geven hieronder kort de essentie mee.
- Documenten over onroerende goederen
Documenten over onroerende goederen moet je 15 en zelfs 25 jaar bijhouden. Waarom? Omdat de afgetrokken btw gedurende 15 jaar herzien kan worden. Vanaf 2019 wordt die termijn zelfs verlengd tot 25 jaar. - Investeringsfacturen
Investeringsfacturen moet je tot 7 jaar na de laatste afschrijving bewaren. - Fiscaal overgedragen verlies
Breng je een fiscaal overgedragen verlies in mindering in je aangifte? Dan moet je die boekhouding van het jaar waarin dat verlies plaatsvond bijhouden zolang de betrokken aangifte nog gecontroleerd kan worden. Het maakt niet uit hoe lang dat al geleden is. - Tabel van de bedrijfsmiddelen
Op sommige documenten voor de zogenaamde tabel van de bedrijfsmiddelen zijn andere bewaartermijnen voorzien. Voor deze tabel verwijzen we toch naar art. 11,§5 KB/BTW nr. 3.
Welke documenten mag je weggooien in 2019?
Nu komt het leukste gedeelte: “Welke documenten mag je weggooien in 2019?”
Je mag alles van voor 2012 weggooien, verwijderen, platwalsen, verticaal klasseren, verbranden, zelfs opeten. Je doet ermee wat je wil. Houd alleen rekening met de uitzonderingen hierboven vermeld en dan mag je op de beide oren slapen.
Nu je alle antwoorden op zak hebt om met een frisse, nieuwe administratieve lei te beginnen in 2019, kun je met een gerust hart oud en nieuw vieren.
Wij wensen je alvast een succesvol Nieuwjaar zonder frustraties, waarin je tonnen tijd, energie en geld spaart, zodat je je volop kunt storten op je passies.
