Het voorjaar is aangebroken. De dagen worden langer en de zon doorprikt af en toe eens de wolken. Hoog tijd voor de lenteschoonmaak! En waarom zou je die enkel beperken tot je huis? Waarom tover je je desk niet meteen om tot een ( c ) lean desk? Die verdient ook een opruimbeurt, om tal van redenen. Meer productiviteit is er alvast één van. Hoe je het aanpakt leggen we je hieronder uit.
Een (c) lean desk biedt een en al voordeel
In een opgeruimde omgeving ervaar je meer rust, minder afleiding en een betere focus. Dat is wellicht niet zo verrassend. Nog een positief resultaat hiervan is dat het je productiviteit ten goede komt.
Je verliest geen tijd meer met het lopen zoeken naar je sleutels, belangrijke handleidingen of dossiers. Door gestructureerd op te ruimten gaan er geen papieren meer verloren. Dus waarom zou je het niet proberen? Tover die chaos op je bureau om in een (c) lean desk. Je merkt het meteen: met een clean desk concentreer je je een pak beter.
Hoe kom je tot een (c) lean desk?
Om je bureau opgeruimd te krijgen en te houden, zijn er aantal zaken die je (dagelijks) kunt doen.
1. Neem die stapel onder handen
Start met het opruimen van je papieren. Daarbij maak je een duidelijk onderscheid tussen wat overbodig en wat noodzakelijk is. Neem elke stapel goed door en stel jezelf onderstaande vragen.
- Ga ik dit document ooit nog gebruiken of lezen?
- Is de info in dit document ook op internet te vinden?
Is het antwoord ja? Gooi de papieren dan meteen weg! Ja, dat heb je goed gelezen! Weg ermee! Het is helemaal niet eng om dingen weg te gooien. Let wel op dat je nu ook niet álles weggooit, want sommige documenten hebben wettelijke bewaartermijnen.
Wil je sommige documenten toch bewaren? Digitaliseer ze dan. Geef ze een plaats in je informatiebeheersysteem. Geef elk document ook een plaats binnen een dossier. Zo garandeer je niet alleen het overzicht maar ook transparantie. Hetzelfde geldt voor alle documenten op verschillende (digitale) dragers zoals bijvoorbeeld foto’s en video’s.
Wil je al lang een (c) lean desk? Breng dan regelmatit je stapel papieren op orde. Ga aan de slag en ontwikkel een werkbaar systeem waardoor de papieren zich niet in een mum van tijd terug gaan opstapelen. Doe dit ook op vaste tijdstippen en zorg voor heel veel herhaling!
2. Doe het met minder
Less is more! Bekijk dus eens goed wat zich precies allemaal op je bureau bevindt. Alles wat overbodig is voor het uitvoeren van je dagdagelijkse taken, hoort daar niet te liggen. Als je iets niet gebruikt, hoeft het er niet te liggen. Doe het gewoon weg of berg het netjes op in een kast.
Eventjes de puntjes op de i voor wie denkt dat even slim te kunnen oplossen… Met ‘netjes opbergen in een kast’ bedoelen we niet ‘alles in de kast leggen/gooien om dan het deurtje weer vlug te sluiten’. 😊 Nee nee… Je onderbewustzijn weet dat er nog rommel achter dat deurtje zit. Sorteer dus ook alles dat in je kast zit. Leg het in dozen of bakken, steek het in mappen, en vooral: schrijf erop wat er in zit.
Kijk je uit naar een (c) lean desk? Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen dan een vaste plaats. Vraag je af wat je nu echt nodig hebt op je bureaublad: een scherm, een klavier, een muis, je telefoon … Leg zaken zoals je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plek. Hoe ik dat doe? Mijn nietjesmachine ligt altijd rechts van me en mijn perforator links. Zo hoef ik er nooit naar te zoeken!
3. Laat het blinken
Ook dit mag je niet vergeten: poets en schrob je bureau zodat alles er weer picobello uitziet. Doe alles grondig. Het is misschien niet het leukste werkje, maar na afloop zul je merken dat je (c) lean desk nog meer schittert dan tevoren.
Geef bij de inrichting van je kantoor de voorkeur aan eenvoudige en functionele meubels. Hang niet te veel decoratie aan de muur. Plaats er ook niet te veel op je bureau en gebruik rustige kleuren. Een interieur dat bestaat uit drie kleuren voegt een extra dimensie toe. En Anders Office doet er gratis nog een extra tip bovenop! Laat die kleuren op meerdere plekken terugkomen. Op die manier voelt de ruimte rustig en samenhangend aan.
4. Ga voor een (c) lean desk
Neem telkens even de tijd om je bureau op te ruimen voordat je naar huis vertrekt, en vergeet ook de koffietassen en glazen niet. Breng alles terug naar zijn vaste plaats. Die paar minuten per dag zorgen niet alleen voor een (c) lean desk in je kantoor. Ze maken ook een wereld van verschil voor je gemoed wanneer je ’s ochtends je werkruimte binnenstapt.
Dus, voordat je vandaag de deur achter je dicht trekt: ruim even snel je bureau op! Maak er ‘gewoon’ een gewoonte van.
5. Neem een foto
Heb je je bureau schoongemaakt, opgeruimd en geordend zoals jij het wil? Neem dan een foto en gebruik die als referentiepunt. Want het is aan dit lean bureau dat je wilt werken. In deze optimale werkruimte kun jij je concentreren en productief zijn.
Voordat je vertrekt of minstens aan het einde van elke week zorg je ervoor dat je bureau er weer helemaal picture proof uitziet. Want er is niets meer fantastisch dan een schoon, opgeruimd bureau waar je na een ontspannend weekend naar kunt terugkeren.
Volg deze tips en je zal merken hoe een (c) lean desk je vleugels geeft!
Veel succes!
