Bijna iedereen heeft tegenwoordig een overvolle agenda. Het kan dus soms knap lastig zijn om een datum te prikken waarop iedereen aanwezig kan zijn. Wat is nu het perfecte vergaderverzoek? Hoe voorkom je afzeggingen en verschuivingen? Hoe zorg je ervoor dat je vergaderverzoek zo snel mogelijk wordt geaccepteerd? Met onderstaande stappen kom je al een heel eind vooruit.
“Is het wel nodig om te vergaderen?”
Voor je een vergadering inplant, is het belangrijk om je eerst af te vragen of het wel echt nodig is om te vergaderen. Hierbij stilstaan kan je meer inzicht geven om verder te bepalen welke vergaderingen er in de toekomst kunnen afgeschaft worden en welke er echt noodzakelijk zijn. Een beter beheer van tijd is een eerste positief gevolg! Hoe bepaal je nu of het nodig is om te vergaderen of niet?
Daar kan dit vragenschema je bij helpen!
Plan eerst met de meest lastige agenda’s
Het is een goed idee om altijd eerst te plannen met de mensen die de meest lastige agenda’s hebben. Als zij kunnen, dan is de kans groter dat de meeting niet zal moeten worden verzet. Tenslotte is het flexibeler werken met een lege agenda van de manager dan met een flink gevulde agenda.
Controleer of alle info klopt
Dat lijkt nogal logisch niet? Nochtans gebeurt het niet zelden dat vergaderverzoeken verzonden worden en dat achteraf uitkomt dat de helft van de deelnemers het niet hebben gekregen of dat de datum toch niet zo goed uitkwam. Achteraf verdrink je dan in een stroom van e-mails waar je niet bepaald gelukkiger van wordt. Verstuur dus duidelijk een concreet tijdstip en datum, reserveer indien nodig een vergaderruimte en vergeet niet de juiste bijlagen te versturen. Het perfecte vergaderverzoek is volledig.
Stuur de nodige en juiste vergaderstukken mee
Organiseer je een kick-off meeting bij de lancering van een nieuw project? Zorg er dan voor dat iedereen naast de agenda van de vergadering ook het projectplan en de daarbij horende stukken in zijn/haar mailbox ontvangt. Vraag aan de deelnemers vooraf om de stukken en het plan door te nemen zodat iedereen start met dezelfde achtergrondkennis. Zo vermijd je verwarring en talloze vragen of gemopper in je vergadering, zoals: “Ik wist helemaal niet dat…”.
Pas op met wijzigingen van deelnemers.
Het wijzigen van het tijdstip van een vergadering kan het beste door de organisator zelf worden aangepast. Laat mensen die niet direct kunnen bevestigen voor ‘voorlopige acceptatie’ of ‘weigeren’ kiezen en vraag hen om een e-mail te sturen met de vraag of het eventueel mogelijk is om het tijdstip te wijzigen.
Geef enkel de organisator van de vergadering alle rechten om het vergaderverzoek te wijzigen. Want als je iedereen alle rechten geeft op alle agenda’s ontstaat er een wildgroei aan gewijzigde afspraken.
Voeg het account van je manager toe
Het perfecte vergaderverzoek heeft een duidelijke afzender. Het is zeker geen slecht idee om het account van je manager toe te voegen aan jouw profiel. Let wel op dat Outlook je effectief ziet als de manager. Dit betekent dat berichten uit naam van de manager worden verzonden en het later ook niet duidelijk is wie wat verzonden heeft (tenzij je je eigen handtekening toevoegt). Als je hier bewust mee omgaat, kan het wel een handige methode zijn om mensen vlugger een vergaderverzoek te laten accepteren.
