Van een cleane werkplek naar een lean werkplek in 5 stappen

De manier waarop onze werkplek is ingericht, heeft invloed op onze effectiviteit en efficiency. Iedereen is er wel van overtuigd dat een rommelige en vieze werkplek niet goed is. Dat een werkplek ‘clean’ moet zijn, is dus vanzelfsprekend, maar is ze ook ‘lean’? Lean management is een populaire en effectieve bedrijfsstrategie. Het is een manier om samen met je medewerkers waarde te creëren voor je klanten, binnen alle processen van je onderneming. Hierbij ga je alles wat voor verspilling van tijd en middelen zorgt elimineren. Een lean werkplek is dan ook een droom voor elke werkgever en werknemer!

Hoe lean is jouw werkplek?

Wie heeft niet al eens eindeloos lopen zoeken naar dossiers, sleutels of handleidingen? De gemiddelde medewerker verspilt zo’n 6 weken per jaar aan het zoeken naar spullen. De nadelige gevolgen hebben uiteindelijk ook hun weerslag op het functioneren van de organisatie als geheel en op het bedrijfsresultaat. Om deze tijdsverspillingen tegen te gaan, maar ook om fouten te voorkomen op de werkplek, kun je de leanmethode 5S gebruiken.

Richt je werkplek zo Lean mogelijk in met de 5S-methode om zo verspilling in tijd tegen te gaan. 5S is hét startpunt van ALLE verbeteringen.

Hoe werkt de 5S-methode?

1. Sorteren/Scheiden

Het creëren van een lean werkplek start met het proces van scheiden of sorteren. Dat betekent onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Wat is er nodig en wat kan écht weg?

Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk, hoort niet op de werkplek. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig en kan het weg.

Voor je start met sorteren/scheiden, vertrek je altijd vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Hoe verricht ik een opzoeking? Hoe kan ik de informatie het gemakkelijkst en snelst terugvinden?

Elk document moet zijn plaats krijgen, ook binnen een dossier. Dat waarborgt de transparantie. Dit geldt ook voor alle documenten op verschillende dragers. Denk hierbij bijvoorbeeld maar aan foto’s, video, digitale dragers, …

2. Schikken

Berg alles zodanig op dat je de benodigde zaken snel en gemakkelijk te pakken hebt en zodat ze ook gemakkelijk weer op te bergen zijn.

Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een vaste plaats, bijvoorbeeld je perforator en je nietjesmachine. Mijn perforator ligt aan mijn bureau bijvoorbeeld altijd links van me en mijn nietjesmachine rechts.

Orden je papieren regelmatig. Ga over tot actie en houd er een systeem op na waardoor het papier zich niet opnieuw gaat opstapelen. Doe dit regelmatig en op vaste tijdstippen.

3. Schoonmaken/Schoon houden

De werkplek en alle voorzieningen moeten natuurlijk ook regelmatig schoongemaakt worden, of het nu gaat om een kantoor, keuken of fabriek. Alles moet gronding aangepakt worden. Als de ruimte wel een likje verf kan gebruiken, aarzel niet om de kwasten en rollers tevoorschijn te halen.

Indien je vlug afgeleid bent, zorg dan voor rust om je heen door bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels te kiezen en niet te veel decoratie aan je muren te hangen of op je bureau te zetten. Gebruik rustige kleuren en ook niet te veel verschillende.

Het schoonmaken is om meerdere redenen belangrijk:

  • Tijdens het schoonmaken kun je problemen identificeren en in de toekomst voorkomen.
  • Een schone en overzichtelijke werkplek is veiliger.
  • Mensen die in een schone werkruimte hun taak verrichten, zijn meestal positiever en productiever.

4. Standaardiseren

Systematiseren en standaardiseren draait om de vraag: ‘Hoe zorgen we voor continuïteit in onze organisatie?’ Dit bijvoorbeeld kan gaan over verschillende structurele en functionele beslissingen.

  • Het vastleggen van schoonmaakmethodes.
  • Het bepalen van standaarden en verantwoordelijkheden.
  • Het opstellen van regels en normen.

Stel een nette werkplek in als de nieuwe norm binnen je organisatie. Dit betekent dat je met elkaar afspraken of een schema opstelt over hoe een bepaalde werkplek ingericht zou moeten worden en dat je er samen over waakt dat dit nageleefd wordt. Zo creëer je bij het personeel ook een vorm van verantwoordelijkheid. Iedereen ruimt dus zijn eigen werkplek op aan het eind van de dag. Hierdoor implementeer je een 5S-kantoor of 5S-werkplek en dus uiteindelijk ook een 5S-organisatie.

5. Stabiliseren/Standhouden

Stabiliseren of standhouden gaat niet enkel over het stimuleren om de vernieuwde situatie in stand te houden. Het betekent ook blijven werken volgens de denkwijze van 5S. Visualiseer en rapporteer de doorgevoerde verbeteringen op de werkplek. Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er met deze methode bereikt is of te bereiken valt.

Het is belangrijk om te controleren en te blijven verbeteren! Alleen zo kunnen de reeds gezette stappen en acties maar ook het gewenste gedrag als gevolg blijven behouden.

Wil je meer leren over de 5S-methode?

Heb je misschien hulp nodig bij het toepassen ervan. Dan staan we je graag bij terwijl jij je verbeterde lean secretariaat op poten zet!

Contacteer ons
Gerelateerde artikelen
Digitale platformen
Waarom digitale platformen het nieuwe normaal zijn…
An Van de Moortel
Lean desk
Met 5 tips naar een (c) lean desk!
An Van de Moortel
Shop local on local Friday
Gentbrugge goes loco on Local Friday! Meet Belgunique!
An Van de Moortel